Facture ou reçu : quelle différence ?
La facture demande le paiement, le reçu le confirme. Quand envoyer l'un ou l'autre, ce qu'ils contiennent et pourquoi on a souvent besoin des deux.
On emploie souvent « facture » et « reçu » comme des synonymes. Ce n'en sont pas. La facture est une demande de paiement ; le reçu prouve que le paiement a eu lieu. La plupart des entreprises ont besoin des deux, à deux moments différents d'une même vente.
La réponse courte
| Facture | Reçu | |
|---|---|---|
| Rôle | Demande au client de payer | Confirme que le client a payé |
| Moment | Après la livraison, avant le paiement | Après le paiement |
| Contenu clé | Montant dû, échéance, modalités | Montant payé, date, moyen de paiement |
| Mention habituelle | « Reste à payer » | « Payé » ou « Acquitté » |
Quand envoyer une facture
Envoyez une facture quand vous avez livré ou terminé le travail et que le client paie plus tard. Elle fixe le montant, le délai et la manière de payer. Pour un client professionnel, c'est aussi la pièce dont son comptable a besoin pour enregistrer la dépense et, dans de nombreux pays, récupérer la TVA.
Quand remettre un reçu
Remettez un reçu dès que vous encaissez de l'argent. Les commerces le donnent en caisse ; les indépendants l'envoient après un virement, un paiement en espèces ou par carte. Le reçu protège les deux parties : le client prouve qu'il a payé, vous rapprochez le paiement dans vos comptes.
Un reçu indique généralement :
- Son numéro et la date du paiement.
- Qui a payé et qui a reçu l'argent.
- L'objet du paiement, souvent avec le numéro de la facture concernée.
- Le montant et le moyen de paiement : espèces, carte, virement, chèque.
- La mention « Payé » et, pour un paiement en espèces, une signature.
Faut-il les deux ?
Entre entreprises, oui dans la plupart des cas : la facture d'abord, puis un reçu ou une facture marquée « acquittée » à réception du virement. Pour les petites ventes au comptant, un reçu suffit souvent. Le loyer est un cas à part : le locataire a souvent besoin d'une quittance de loyer pour chaque période.
De la facture au reçu en un clic
Confirmez la réception d'un paiement, avec mention « Payé ».
Si la facture a été créée ici, ouvrez-la et choisissez « Convertir en » puis « Reçu » : le client, les lignes et la référence de la facture sont repris. Si vous partez de zéro, lisez comment faire une facture.