Beda invoice dan kuitansi
Invoice meminta pembayaran, kuitansi membuktikan pembayaran. Pelajari kapan masing-masing diterbitkan, apa isinya, dan mengapa Anda sering membutuhkan keduanya.
Banyak orang memakai kata "invoice" dan "kuitansi" seolah-olah sama. Padahal tidak. Invoice adalah permintaan pembayaran, sedangkan kuitansi adalah bukti bahwa pembayaran sudah diterima. Sebagian besar usaha membutuhkan keduanya, pada dua tahap berbeda dari penjualan yang sama.
Jawaban singkat
| Invoice | Kuitansi | |
|---|---|---|
| Fungsi | Meminta pelanggan membayar | Membuktikan pelanggan sudah membayar |
| Waktu | Setelah barang/jasa diserahkan, sebelum dibayar | Setelah dibayar |
| Isi utama | Jumlah tagihan, jatuh tempo, rekening | Jumlah dibayar, tanggal, cara bayar |
| Tulisan khas | "Sisa tagihan" | "Lunas" |
Kapan mengirim invoice?
Kirim invoice setelah barang diserahkan atau pekerjaan selesai, dan pelanggan akan membayar kemudian. Invoice menetapkan jumlah, tenggat, dan cara pembayaran. Bagi pelanggan perusahaan, invoice juga dokumen yang dibutuhkan bagian akuntansi untuk mencatat biaya.
Kapan memberikan kuitansi?
Berikan kuitansi segera setelah uang diterima, terutama untuk pembayaran tunai. Kuitansi melindungi kedua pihak: pelanggan bisa membuktikan sudah membayar, dan Anda bisa mencocokkan penerimaan di pembukuan.
Kuitansi biasanya memuat:
- Nomor kuitansi dan tanggal pembayaran.
- Siapa yang membayar dan siapa yang menerima.
- Untuk pembayaran apa, sering disertai nomor invoice.
- Jumlah dan cara pembayaran: tunai, kartu, transfer, atau QRIS.
- Tulisan atau cap "Lunas" dan tanda tangan penerima.
Perlukah keduanya?
Untuk penjualan antarbisnis, biasanya ya: invoice dulu, lalu kuitansi atau invoice bertanda lunas setelah transfer masuk. Untuk penjualan tunai kecil di toko, kuitansi atau struk saja sering sudah cukup. Sewa adalah kasus khusus: penyewa sering memerlukan kuitansi sewa untuk setiap periode.
Dari invoice ke kuitansi dengan satu klik
Konfirmasi bahwa pembayaran telah diterima, dengan cap lunas.
Jika invoice dibuat di sini, buka lalu pilih "Ubah menjadi" kemudian "Kuitansi": pelanggan, barang, dan nomor invoice tersalin otomatis. Jika Anda mulai dari nol, baca cara membuat invoice.