Factura y recibo: ¿en qué se diferencian?
La factura pide el pago y el recibo lo confirma. Cuándo enviar cada uno, qué contienen y por qué a menudo necesitas los dos.
Mucha gente usa «factura» y «recibo» como si fueran lo mismo. No lo son. La factura es una solicitud de pago; el recibo, la prueba de que el pago se hizo. La mayoría de negocios necesitan ambos, en dos momentos distintos de la misma venta.
La respuesta corta
| Factura | Recibo | |
|---|---|---|
| Función | Pide al cliente que pague | Confirma que el cliente pagó |
| Momento | Tras la entrega, antes del pago | Después del pago |
| Muestra | Importe pendiente, vencimiento, forma de pago | Importe pagado, fecha, medio de pago |
| Mención típica | «Saldo pendiente» | «Pagado» |
Cuándo enviar una factura
Envía una factura cuando has entregado el producto o terminado el trabajo y el cliente paga después. Fija el importe, el plazo y cómo pagar. Para una empresa cliente, además, es el documento que su contable necesita para registrar el gasto y, en muchos países, deducir el IVA.
Cuándo entregar un recibo
Entrega un recibo en cuanto cobras. Las tiendas lo dan en caja; autónomos y empresas de servicios lo envían tras una transferencia, un pago en efectivo o con tarjeta. El recibo protege a ambas partes: el cliente demuestra que pagó y tú cuadras el cobro en tus cuentas.
Un recibo suele mostrar:
- Número de recibo y fecha del pago.
- Quién pagó y quién recibió el dinero.
- El concepto, a menudo con el número de la factura.
- El importe y el medio de pago: efectivo, tarjeta, transferencia.
- La mención o sello «Pagado» y, si fue en efectivo, una firma.
¿Necesitas los dos?
En ventas entre empresas, casi siempre: primero la factura y, cuando llega la transferencia, un recibo o una factura marcada como pagada. En tiendas y ventas pequeñas al contado suele bastar el recibo. El alquiler es un caso aparte: el inquilino a menudo necesita un recibo de alquiler por cada mes.
De factura a recibo con un clic
Confirma que se recibió un pago, marcado como pagado.
Si creaste la factura aquí, ábrela y elige «Convertir en» y luego «Recibo»: el cliente, las líneas y la referencia de la factura se copian solos. Si empiezas de cero, lee cómo hacer una factura.