Du bon de commande à la facture : les documents d'une vente
Bon de commande, confirmation de commande, bordereau d'expédition, bon de livraison et facture : qui émet quoi, quand, et comment ces documents s'enchaînent.
Une vente entre deux entreprises passe rarement par un seul document. L'acheteur commande, le vendeur confirme, la marchandise est préparée et livrée, et ensuite seulement la facture est envoyée. Chaque étape a son document. Savoir qui émet quoi et quand évite les litiges et simplifie le rapprochement des paiements.
L'enchaînement habituel
- Demande de prix : l'acheteur demande à des fournisseurs de chiffrer une liste d'articles.
- Devis : le vendeur répond avec ses prix et une durée de validité.
- Bon de commande : l'acheteur confirme ce qu'il achète, à quel prix et pour quand.
- Bon de commande client (confirmation) : le vendeur confirme la commande.
- Bordereau d'expédition et bon de livraison : ils accompagnent la marchandise ; le client signe le bon de livraison à réception.
- Facture : le vendeur demande le paiement en rappelant le numéro du bon de commande.
- Reçu : le vendeur confirme le paiement.
Les petites entreprises sautent parfois des étapes, mais le bon de commande, le bon de livraison et la facture forment l'ossature de la plupart des ventes.
Bon de commande ou confirmation de commande ?
| Bon de commande | Bon de commande client | |
|---|---|---|
| Émis par | L'acheteur | Le vendeur |
| Envoyé à | Le fournisseur | Le client, ou usage interne |
| But | S'engager à acheter | Confirmer et planifier la vente |
| Référence reprise | N° de commande sur la facture | N° de commande sur le bordereau |
Pourquoi le numéro de commande compte
Beaucoup d'entreprises ne paient pas une facture qui ne rappelle pas leur numéro de bon de commande, car leur comptabilité rapproche trois pièces : le bon de commande, le bon de livraison et la facture. Si les trois concordent sur les articles, quantités et prix, le paiement est validé. Sinon, la facture attend. Reportez toujours ce numéro dans le champ « N° de commande » de votre facture.
Bordereau d'expédition ou bon de livraison ?
Le bordereau d'expédition liste le contenu du colis, en général sans prix, pour que le destinataire le vérifie. Le bon de livraison est signé par le client pour confirmer que la marchandise est arrivée en bon état. Certaines entreprises utilisent un seul document pour les deux.
Créez les documents dont vous avez besoin
Commandez auprès d'un fournisseur avec prix et livraison convenus.
Tous ces documents partagent le même client et les mêmes lignes : vous ne les saisissez qu'une fois. Créez un bon de commande, ou ouvrez un bon de commande client et choisissez « Convertir en » pour obtenir bordereau, bon de livraison et facture. Pour l'étape d'avant, lisez devis ou estimation.