Générateur de notes de frais

Qu'est-ce qu'un document « Note de frais » ?

La note de frais liste les dépenses professionnelles qu’un salarié a avancées, comme les déplacements, les repas ou les fournitures, pour que l’employeur les rembourse. Chaque ligne indique une date, une description, une catégorie et un montant, et l’avance éventuelle est déduite du total.

Ce générateur gratuit de note de frais vous permet de lister vos dépenses professionnelles par date et catégorie, de joindre les photos des justificatifs, de déduire l’avance reçue et de télécharger un formulaire de remboursement de frais en PDF, prêt à être validé.

Ce que doit contenir une note de frais

• Le salarié et l’entreprise. Qui a payé et qui rembourse, avec le service ou le projet si l’entreprise le demande.
• La période. Les dates de la première et de la dernière dépense.
• Une ligne par dépense. Date, description, catégorie (transport, hébergement, repas) et montant, conformes à chaque justificatif.
• L’avance reçue. Elle est déduite pour obtenir le montant exact à rembourser.
• Les signatures. Le salarié signe, un responsable valide avant paiement.

Comment remplir une note de frais

1. Saisissez le nom, l'adresse et le logo de votre entreprise dans « Votre entreprise ». Enregistrez-les par défaut pour les retrouver la prochaine fois.
2. Ajoutez les coordonnées de l'autre partie, le numéro et les dates. La numérotation s'incrémente automatiquement.
3. Saisissez les lignes. Quantités, prix, taxes et totaux se mettent à jour dans l'aperçu.
4. Choisissez un modèle, une couleur et la langue du document, puis cliquez sur « Télécharger le PDF » ou « Imprimer ».

Erreurs fréquentes

• Des justificatifs manquants : la plupart des entreprises refusent une dépense sans preuve. Ajoutez les photos des tickets.
• Des descriptions vagues comme « repas » : précisez avec qui et pourquoi.
• Oublier l’avance, et rembourser deux fois la même somme.

Besoin d’une version vierge à remplir à la main ? Modèle de note de frais (PDF)