Rechnung oder Quittung: Was ist der Unterschied?
Die Rechnung fordert zur Zahlung auf, die Quittung bestätigt sie. Wann Sie welches Dokument ausstellen, was hineingehört und warum Sie oft beide brauchen.
„Rechnung“ und „Quittung“ werden oft verwechselt. Dabei erfüllen sie entgegengesetzte Aufgaben: Die Rechnung fordert eine Zahlung an, die Quittung bestätigt, dass gezahlt wurde. Die meisten Unternehmen brauchen beide, zu zwei verschiedenen Zeitpunkten desselben Geschäfts.
Die kurze Antwort
| Rechnung | Quittung | |
|---|---|---|
| Zweck | Fordert zur Zahlung auf | Bestätigt den Zahlungseingang |
| Zeitpunkt | Nach Lieferung, vor Zahlung | Nach der Zahlung |
| Zeigt | Offenen Betrag, Fälligkeit, Bankverbindung | Gezahlten Betrag, Datum, Zahlungsart |
| Typischer Vermerk | „Offener Betrag“ | „Betrag dankend erhalten“ |
Wann Sie eine Rechnung schicken
Schicken Sie eine Rechnung, wenn Sie geliefert oder die Leistung erbracht haben und der Kunde später zahlt. Sie legt Betrag, Frist und Zahlungsweg fest. Für Geschäftskunden ist sie außerdem der Beleg, mit dem die Buchhaltung den Aufwand erfasst und die Vorsteuer abzieht.
Wann Sie eine Quittung ausstellen
Stellen Sie eine Quittung aus, sobald Sie Geld erhalten, vor allem bei Barzahlung. Sie schützt beide Seiten: Der Kunde kann die Zahlung nachweisen, Sie können sie in Ihrer Buchhaltung zuordnen.
Eine Quittung enthält üblicherweise:
- Quittungsnummer und Zahlungsdatum.
- Wer gezahlt und wer das Geld erhalten hat.
- Wofür gezahlt wurde, oft mit Bezug auf die Rechnungsnummer.
- Betrag und Zahlungsart, also bar, Karte oder Überweisung.
- Den Vermerk „Bezahlt“ und bei Barzahlung die Unterschrift des Empfängers.
Brauchen Sie beides?
Zwischen Unternehmen meist ja: erst die Rechnung, nach Zahlungseingang auf Wunsch eine Quittung. Bei Überweisungen genügt oft der Kontoauszug als Nachweis. Im Einzelhandel reicht häufig ein Kassenbon. Ein Sonderfall ist die Miete: Mieter benötigen oft eine Mietquittung, etwa als Nachweis gegenüber Behörden.
Von der Rechnung zur Quittung mit einem Klick
Bestätigen Sie den Erhalt einer Zahlung, als bezahlt gekennzeichnet.
Haben Sie die Rechnung hier erstellt, öffnen Sie sie und wählen „Umwandeln in“ und dann „Quittung“. Kunde, Positionen und Rechnungsnummer werden übernommen. Fangen Sie bei null an, lesen Sie Rechnung schreiben.