Fatura e recibo: qual é a diferença?
A fatura pede o pagamento e o recibo o confirma. Saiba quando enviar cada um, o que contêm e por que muitas vezes você precisa dos dois.
Muita gente usa «fatura» e «recibo» como se fossem a mesma coisa. Não são. A fatura é um pedido de pagamento; o recibo é a prova de que o pagamento foi feito. A maioria dos negócios precisa dos dois, em momentos diferentes da mesma venda.
A resposta curta
| Fatura | Recibo | |
|---|---|---|
| Função | Pede que o cliente pague | Confirma que o cliente pagou |
| Momento | Após a entrega, antes do pagamento | Após o pagamento |
| Mostra | Valor devido, vencimento, forma de pagamento | Valor pago, data, meio de pagamento |
| Indicação típica | «Saldo devedor» | «Pago» |
Quando enviar uma fatura
Envie a fatura quando já entregou o produto ou concluiu o serviço e o cliente vai pagar depois. Ela define o valor, o prazo e como pagar. Para clientes empresa, é também o documento que o contador usa para registrar a despesa.
Quando entregar um recibo
Entregue o recibo assim que receber o dinheiro. Lojas o entregam no caixa; autônomos e prestadores de serviço o enviam depois de um Pix, transferência, pagamento em dinheiro ou cartão. O recibo protege os dois lados: o cliente prova que pagou e você confere o recebimento nas suas contas.
Um recibo normalmente mostra:
- Número do recibo e data do pagamento.
- Quem pagou e quem recebeu.
- A que se refere o pagamento, muitas vezes com o número da fatura.
- O valor e o meio de pagamento: dinheiro, cartão, Pix, transferência.
- A indicação «Pago» e, no pagamento em dinheiro, uma assinatura.
Precisa dos dois?
Em vendas entre empresas, quase sempre: primeiro a fatura e, quando o pagamento cai, um recibo ou a fatura marcada como paga. Em lojas e pequenas vendas à vista, um recibo costuma bastar. O aluguel é um caso à parte: o inquilino muitas vezes precisa de um recibo de aluguel para cada mês, inclusive para o imposto de renda.
Da fatura ao recibo com um clique
Confirme o recebimento de um pagamento, marcado como pago.
Se a fatura foi criada aqui, abra-a e escolha «Converter em» e depois «Recibo»: cliente, itens e número da fatura são copiados. Se está começando do zero, leia como fazer uma fatura.