Счёт и квитанция: в чём разница
Счёт просит оплатить, квитанция подтверждает оплату. Когда оформлять каждый документ, что в них указывать и почему часто нужны оба.
Слова «счёт» и «квитанция» нередко путают. Счёт содержит просьбу об оплате, а квитанция подтверждает, что оплата получена. Большинству компаний нужны оба документа, но в разные моменты одной сделки.
Коротко
| Счёт | Квитанция | |
|---|---|---|
| Назначение | Просит клиента заплатить | Подтверждает, что клиент заплатил |
| Когда | После поставки, до оплаты | После оплаты |
| Что показывает | Сумму к оплате, срок, реквизиты | Полученную сумму, дату, способ оплаты |
| Типичная отметка | «К оплате» | «Оплачено» |
Когда выставлять счёт
Счёт выставляют, когда товар поставлен или работа выполнена, а клиент платит позже. В нём закреплены сумма, срок и реквизиты. Для юридических лиц счёт служит основанием для платежа в банке.
Когда выдавать квитанцию
Квитанцию выдают сразу после получения денег, особенно при оплате наличными. Она защищает обе стороны: клиент может доказать оплату, а вы сверить поступление в учёте. Учтите, что при расчётах с физическими лицами во многих случаях нужен кассовый чек, который формирует онлайн-касса. Квитанция из генератора не заменяет чек.
В квитанции обычно указывают:
- Номер и дату оплаты.
- Кто заплатил и кто получил деньги.
- За что внесена оплата, часто со ссылкой на номер счёта.
- Сумму и способ оплаты: наличные, карта, перевод.
- Отметку «Оплачено» и подпись получателя при оплате наличными.
Нужны ли оба документа?
Между компаниями чаще всего да: сначала счёт, а после поступления оплаты по просьбе клиента подтверждение. При банковском переводе подтверждением служит и платёжное поручение. Особый случай аренда: арендаторам часто нужна расписка об оплате аренды за каждый период.
Из счёта в квитанцию одним кликом
Подтвердите получение оплаты с отметкой «Оплачено».
Если счёт создан здесь, откройте его и выберите «Преобразовать в», затем «Квитанция». Клиент, позиции и номер счёта перенесутся автоматически. Если начинаете с нуля, прочитайте статью как выставить счёт.