Satın alma siparişinden faturaya: bir satışın belgeleri

İki işletme arasındaki bir satış nadiren tek bir belgeyle tamamlanır. Alıcı sipariş verir, satıcı onaylar, mal hazırlanıp teslim edilir ve ancak ondan sonra fatura gönderilir. Her adımın kendi belgesi vardır. Hangi belgeyi kimin ne zaman düzenlediğini bilmek anlaşmazlıkları önler ve ödemelerin eşleştirilmesini kolaylaştırır.

Belgelerin olağan sırası

1. Teklif talebi: alıcı tedarikçilerden bir kalem listesi için fiyat ister.
2. Fiyat teklifi: satıcı fiyatlar ve geçerlilik tarihiyle cevap verir.
3. Satın alma siparişi: alıcı neyi, hangi fiyata, ne zamana kadar alacağını teyit eder.
4. Satış siparişi: satıcı siparişi hem kendi içinde hem müşteriye teyit eder.
5. Çeki listesi ve irsaliye: malla birlikte gider; müşteri teslim alırken irsaliyeyi imzalar.
6. Fatura: satıcı, sipariş numarasını belirterek ödeme talep eder.
7. Makbuz: satıcı ödemeyi aldığını teyit eder.

Küçük işletmeler bazı adımları atlar ama sipariş, irsaliye ve fatura satışların çoğunun omurgasıdır.

Satın alma siparişi mi, satış siparişi mi?

Sipariş numarası neden önemli?

Birçok şirket, satın alma sipariş numarasını içermeyen faturayı ödemez; çünkü muhasebe üç belgeyi karşılaştırır: sipariş, irsaliye ve fatura. Kalemler, miktarlar ve fiyatlar tutarsa ödeme onaylanır, tutmazsa fatura bekler. Bu numarayı her zaman faturanızın "Sipariş no" alanına yazın.

Çeki listesi mi, irsaliye mi?

Çeki listesi koli içeriğini genellikle fiyatsız olarak listeler; alıcı içeriği kontrol eder. İrsaliyeyi ise müşteri, malın sağlam ulaştığını onaylamak için imzalar.

İhtiyacınız olan belgeleri oluşturun

Bu belgelerin hepsi aynı müşteri ve kalemleri kullanır, yani yalnızca bir kez yazarsınız. Bir satın alma siparişi oluşturun ya da bir satış siparişi açıp "Dönüştür" ile çeki listesi, irsaliye ve fatura üretin. Siparişten önceki adım için fiyat teklifi mi, maliyet tahmini mi rehberini okuyun.