Dari purchase order ke invoice: urutan dokumen penjualan
Purchase order, sales order, packing list, surat jalan, dan invoice: siapa yang menerbitkan, kapan, dan bagaimana dokumen-dokumen ini saling terkait.
Penjualan antarbisnis jarang hanya memakai satu dokumen. Pembeli memesan, penjual mengonfirmasi, barang dikemas dan dikirim, baru kemudian invoice dikirim. Setiap tahap punya dokumennya. Mengetahui siapa menerbitkan apa dan kapan akan mencegah perselisihan dan memudahkan pencocokan pembayaran.
Urutan dokumen yang umum
- Permintaan penawaran (RFQ): pembeli meminta harga dari beberapa pemasok.
- Penawaran harga: penjual menjawab dengan harga dan masa berlaku.
- Purchase order (PO): pembeli mengonfirmasi barang, harga, dan tenggat.
- Sales order: penjual mengonfirmasi pesanan secara internal dan kepada pelanggan.
- Packing list dan surat jalan: menyertai barang; pelanggan menandatangani surat jalan saat menerima.
- Invoice: penjual menagih dengan mencantumkan nomor PO.
- Kuitansi: penjual mengonfirmasi pembayaran.
Usaha kecil kadang melewatkan beberapa tahap, tetapi PO, surat jalan, dan invoice adalah tulang punggung sebagian besar penjualan.
Purchase order atau sales order?
| Purchase order | Sales order | |
|---|---|---|
| Diterbitkan oleh | Pembeli | Penjual |
| Dikirim ke | Pemasok | Pelanggan, atau dipakai internal |
| Tujuan | Berkomitmen membeli | Mengonfirmasi dan merencanakan penjualan |
| Referensi berikutnya | Nomor PO di invoice | Nomor pesanan di packing list |
Mengapa nomor PO penting
Banyak perusahaan tidak membayar invoice yang tidak mencantumkan nomor PO mereka, karena bagian keuangan mencocokkan tiga dokumen: PO, surat jalan, dan invoice. Jika barang, jumlah, dan harga cocok, pembayaran disetujui; jika tidak, invoice tertahan. Selalu salin nomor PO ke kolom "Nomor PO" di invoice Anda.
Packing list atau surat jalan?
Packing list memuat isi kemasan, biasanya tanpa harga, agar penerima bisa memeriksanya. Surat jalan ditandatangani pelanggan untuk mengonfirmasi barang diterima dalam kondisi baik. Sebagian usaha memakai satu dokumen untuk keduanya.
Buat dokumen yang Anda perlukan
Pesan barang ke pemasok dengan harga dan syarat kirim yang disepakati.
Semua dokumen ini memakai pelanggan dan barang yang sama, jadi cukup diketik sekali. Buat purchase order, atau buka sales order lalu pilih "Ubah menjadi" untuk membuat packing list, surat jalan, dan invoice. Untuk tahap sebelumnya, baca penawaran harga atau estimasi biaya.