От заказа до счёта: документы сделки по порядку
Заказ поставщику, заказ покупателя, упаковочный лист, накладная и счёт: кто и когда оформляет каждый документ и как они связаны в сделке между компаниями.
Сделка между компаниями редко обходится одним документом. Покупатель заказывает, продавец подтверждает, товар упаковывают и доставляют, и только потом выставляют счёт или закрывающие документы. У каждого шага свой документ. Понимание того, кто и когда его оформляет, избавляет от споров и упрощает сверку платежей.
Обычный порядок документов
- Запрос коммерческого предложения: покупатель просит поставщиков назвать цены.
- Коммерческое предложение: продавец отвечает ценами и сроком действия.
- Заказ поставщику: покупатель подтверждает, что, по какой цене и к какому сроку покупает.
- Заказ покупателя: продавец подтверждает заказ у себя и клиенту.
- Упаковочный лист и накладная: едут вместе с товаром; покупатель подписывает накладную при получении.
- Счёт: продавец просит оплатить и указывает номер заказа.
- Квитанция: продавец подтверждает оплату.
Небольшие компании пропускают часть шагов, но заказ, накладная и счёт составляют основу почти любой сделки.
Заказ поставщику или заказ покупателя
| Заказ поставщику | Заказ покупателя | |
|---|---|---|
| Кто оформляет | Покупатель | Продавец |
| Кому | Поставщику | Клиенту или для себя |
| Цель | Обязаться купить | Подтвердить и спланировать продажу |
| Ссылка в дальнейшем | Номер заказа в счёте | Номер заказа в упаковочном листе |
Почему важен номер заказа
Многие компании не оплачивают счёт без номера своего заказа, потому что бухгалтерия сверяет три документа: заказ, накладную и счёт. Если позиции, количество и цены совпадают, платёж одобряют, если нет, счёт ждёт. Всегда переносите номер заказа в поле «Номер заказа» вашего счёта.
Упаковочный лист или накладная
Упаковочный лист перечисляет содержимое упаковки, обычно без цен, чтобы получатель мог его проверить. Накладную подписывает покупатель, подтверждая, что товар получен в надлежащем состоянии.
Создайте нужные документы
Закажите товары у поставщика по согласованным ценам и условиям поставки.
У всех этих документов общий клиент и общие позиции, поэтому вводить их нужно один раз. Создайте заказ поставщику или откройте заказ покупателя и выберите «Преобразовать в», чтобы получить упаковочный лист, накладную и счёт. О шаге перед заказом читайте в статье коммерческое предложение или смета.