Von der Bestellung zur Rechnung: die Dokumente eines Geschäfts
Bestellung, Auftragsbestätigung, Packliste, Lieferschein und Rechnung: wer welches Dokument wann ausstellt und wie sie zusammenhängen.
Ein Geschäft zwischen zwei Unternehmen besteht selten aus nur einem Dokument. Der Käufer bestellt, der Verkäufer bestätigt, die Ware wird gepackt und geliefert, und erst dann kommt die Rechnung. Jeder Schritt hat sein Dokument. Wer weiß, wer was wann ausstellt, vermeidet Streit und erleichtert den Abgleich jeder Zahlung.
Die übliche Reihenfolge
- Angebotsanfrage: Der Käufer bittet Lieferanten um Preise für eine Liste von Artikeln.
- Angebot: Der Verkäufer antwortet mit Preisen und Bindefrist.
- Bestellung: Der Käufer bestätigt, was er zu welchem Preis bis wann kauft.
- Auftragsbestätigung: Der Verkäufer bestätigt den Auftrag.
- Packliste und Lieferschein: Sie begleiten die Ware; der Kunde unterschreibt den Lieferschein bei Erhalt.
- Rechnung: Der Verkäufer fordert die Zahlung an und nennt die Bestellnummer.
- Quittung: Der Verkäufer bestätigt den Zahlungseingang.
Kleine Betriebe überspringen manche Schritte. Bestellung, Lieferschein und Rechnung bilden aber bei fast jedem Geschäft das Gerüst.
Bestellung oder Auftragsbestätigung?
| Bestellung | Auftragsbestätigung | |
|---|---|---|
| Ausgestellt von | Käufer | Verkäufer |
| Gerichtet an | Lieferant | Kunde, oder intern |
| Zweck | Verbindlich bestellen | Auftrag bestätigen und planen |
| Spätere Referenz | Bestellnummer auf der Rechnung | Auftragsnummer auf der Packliste |
Warum die Bestellnummer so wichtig ist
Viele Unternehmen zahlen keine Rechnung ohne ihre Bestellnummer, weil die Buchhaltung drei Belege abgleicht: Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Stimmen Artikel, Mengen und Preise überein, wird die Zahlung freigegeben, sonst bleibt die Rechnung liegen. Übernehmen Sie die Nummer deshalb immer in das Feld „Bestellnummer“ Ihrer Rechnung.
Packliste oder Lieferschein?
Die Packliste führt den Inhalt eines Pakets auf, meist ohne Preise, damit der Empfänger ihn prüfen kann. Der Lieferschein wird vom Kunden unterschrieben und bestätigt den einwandfreien Empfang. Manche Unternehmen nutzen ein Dokument für beides.
Die passenden Dokumente erstellen
Bestellen Sie bei einem Lieferanten zu vereinbarten Preisen und Lieferbedingungen.
Alle diese Dokumente teilen Kunde und Positionen, Sie geben sie also nur einmal ein. Erstellen Sie eine Bestellung oder öffnen Sie eine Auftragsbestätigung und wählen „Umwandeln in“, um Packliste, Lieferschein und Rechnung zu erzeugen. Zum Schritt davor lesen Sie Angebot oder Kostenvoranschlag.