من أمر الشراء إلى الفاتورة: وثائق عملية البيع بالترتيب
أمر الشراء، أمر البيع، قائمة التعبئة، وصل التسليم، الفاتورة: من يُصدر كل وثيقة ومتى، وكيف ترتبط ببعضها في عملية بيع بين مقاولتين.
نادراً ما تتم عملية بيع بين مقاولتين بوثيقة واحدة. المشتري يطلب، والبائع يؤكّد، ثم تُعبّأ البضاعة وتُسلَّم، وبعدها فقط تُرسَل الفاتورة. لكل خطوة وثيقتها. معرفة من يُصدر كل وثيقة ومتى تجنّبك الخلافات وتسهّل مطابقة كل أداء.
الترتيب المعتاد للوثائق
- طلب عرض سعر: يطلب المشتري من المورّدين تسعير قائمة أصناف.
- عرض السعر: يردّ البائع بالأسعار وتاريخ الصلاحية.
- أمر الشراء: يؤكّد المشتري ما يريد شراءه وبأي ثمن وفي أي أجل.
- أمر البيع: يؤكّد البائع الطلب داخلياً وللعميل.
- قائمة التعبئة ووصل التسليم: يرافقان البضاعة، ويوقّع العميل وصل التسليم عند الاستلام.
- الفاتورة: يطلب البائع الأداء مع ذكر رقم أمر الشراء.
- الإيصال: يؤكّد البائع استلام الأداء.
المقاولات الصغيرة تتخطّى بعض الخطوات، لكن أمر الشراء ووصل التسليم والفاتورة هي العمود الفقري لمعظم المبيعات.
أمر الشراء أم أمر البيع؟
| أمر الشراء | أمر البيع | |
|---|---|---|
| يُصدره | المشتري | البائع |
| يُرسَل إلى | المورّد | العميل، أو يُستعمل داخلياً |
| الغرض | الالتزام بالشراء | تأكيد البيع وتخطيطه |
| المرجع لاحقاً | رقم أمر الشراء في الفاتورة | رقم الطلب في قائمة التعبئة |
لماذا يهمّ رقم أمر الشراء؟
كثير من المقاولات لا تؤدّي فاتورة لا تذكر رقم أمر الشراء، لأن مصلحة المحاسبة لديها تطابق ثلاث وثائق: أمر الشراء ووصل التسليم والفاتورة. إذا تطابقت الأصناف والكميات والأسعار اعتُمد الأداء، وإلا انتظرت الفاتورة. انسخ دائماً رقم أمر الشراء في خانة «رقم أمر الشراء» في الفاتورة.
قائمة التعبئة أم وصل التسليم؟
قائمة التعبئة تسرد ما بداخل الطرد، غالباً دون أسعار، ليتحقق المستلم من المحتوى. أما وصل التسليم فيوقّعه العميل ليؤكّد وصول البضاعة في حالة جيدة. وبعض المقاولات تستعمل وثيقة واحدة للغرضين.
أنشئ الوثائق التي تحتاجها
اطلب بضائع من مورّد بأسعار وشروط تسليم متفق عليها.
كل هذه الوثائق تشترك في العميل والأصناف نفسها، فلا تكتبها إلا مرة واحدة. أنشئ أمر شراء، أو افتح أمر بيع واختر «تحويل إلى» لإنتاج قائمة التعبئة ووصل التسليم والفاتورة. واقرأ عن الخطوة التي تسبق الطلب في عرض السعر أم تقدير التكلفة.