Da ordem de compra à fatura: os documentos de uma venda
Ordem de compra, pedido de venda, romaneio, comprovante de entrega e fatura: quem emite cada documento, quando, e como eles se ligam numa venda entre empresas.
Uma venda entre empresas quase nunca envolve um documento só. O comprador pede, o vendedor confirma, a mercadoria é separada e entregue, e só então a fatura é enviada. Cada etapa tem seu documento. Saber quem emite o quê, e quando, evita conflitos e facilita conferir cada pagamento.
A ordem mais comum
- Solicitação de cotação: o comprador pede preços a fornecedores.
- Orçamento: o vendedor responde com preços e validade.
- Ordem de compra: o comprador confirma o que vai comprar, por quanto e para quando.
- Pedido de venda: o vendedor confirma o pedido internamente e ao cliente.
- Romaneio e comprovante de entrega: acompanham a mercadoria; o cliente assina o comprovante ao receber.
- Fatura: o vendedor cobra, citando o número da ordem de compra.
- Recibo: o vendedor confirma o pagamento.
Pequenos negócios pulam algumas etapas, mas a ordem de compra, o comprovante de entrega e a fatura são a espinha dorsal da maioria das vendas.
Ordem de compra ou pedido de venda?
| Ordem de compra | Pedido de venda | |
|---|---|---|
| Quem emite | O comprador | O vendedor |
| Enviado a | O fornecedor | O cliente, ou uso interno |
| Objetivo | Comprometer-se a comprar | Confirmar e planejar a venda |
| Referência depois | Nº da OC na fatura | Nº do pedido no romaneio |
Por que o número da ordem de compra importa
Muitas empresas não pagam uma fatura que não traga o número da ordem de compra, porque o financeiro confere três documentos: a OC, o comprovante de entrega e a fatura. Se os três batem em itens, quantidades e preços, o pagamento é aprovado; se não, a fatura fica parada. Copie sempre esse número no campo «Nº da ordem de compra» da sua fatura.
Romaneio ou comprovante de entrega?
O romaneio lista o que está dentro do volume, em geral sem preços, para o destinatário conferir. O comprovante de entrega é assinado pelo cliente para confirmar que a mercadoria chegou em bom estado. Algumas empresas usam um único documento para as duas coisas.
Crie os documentos de que precisa
Peça mercadorias a um fornecedor com preços e entrega combinados.
Todos esses documentos usam o mesmo cliente e os mesmos itens, então você digita uma vez só. Crie uma ordem de compra, ou abra um pedido de venda e escolha «Converter em» para gerar romaneio, comprovante de entrega e fatura. Sobre a etapa anterior, leia orçamento ou estimativa.