पर्चेज़ ऑर्डर से इनवॉइस तक: बिक्री के दस्तावेज़ क्रम से
पर्चेज़ ऑर्डर, सेल्स ऑर्डर, पैकिंग स्लिप, डिलीवरी चालान और इनवॉइस: कौन-सा दस्तावेज़ कौन और कब जारी करता है, और ये आपस में कैसे जुड़े हैं।
दो व्यवसायों के बीच बिक्री शायद ही कभी एक दस्तावेज़ से पूरी होती है। ख़रीदार ऑर्डर देता है, विक्रेता पुष्टि करता है, माल पैक होकर पहुँचता है, और उसके बाद ही इनवॉइस भेजा जाता है। हर चरण का अपना दस्तावेज़ है। कौन क्या और कब जारी करता है, यह जानने से विवाद नहीं होते और भुगतान का मिलान आसान होता है।
दस्तावेज़ों का सामान्य क्रम
- कोटेशन अनुरोध (RFQ): ख़रीदार सप्लायरों से आइटम सूची की कीमत माँगता है।
- कोटेशन: विक्रेता कीमत और वैधता के साथ जवाब देता है।
- पर्चेज़ ऑर्डर (PO): ख़रीदार पुष्टि करता है कि क्या, किस कीमत पर और कब तक ख़रीदना है।
- सेल्स ऑर्डर: विक्रेता ऑर्डर की पुष्टि अंदर और ग्राहक को करता है।
- पैकिंग स्लिप और डिलीवरी चालान: माल के साथ जाते हैं; ग्राहक प्राप्ति पर चालान पर हस्ताक्षर करता है।
- इनवॉइस: विक्रेता PO नंबर लिखकर भुगतान माँगता है।
- रसीद: विक्रेता भुगतान की पुष्टि करता है।
छोटे व्यवसाय कुछ चरण छोड़ देते हैं, लेकिन PO, डिलीवरी चालान और इनवॉइस ज़्यादातर बिक्री की रीढ़ हैं।
पर्चेज़ ऑर्डर या सेल्स ऑर्डर?
| पर्चेज़ ऑर्डर | सेल्स ऑर्डर | |
|---|---|---|
| कौन जारी करता है | ख़रीदार | विक्रेता |
| किसे भेजा जाता है | सप्लायर को | ग्राहक को, या अंदरूनी उपयोग |
| उद्देश्य | ख़रीदने की प्रतिबद्धता | बिक्री की पुष्टि और योजना |
| आगे का संदर्भ | इनवॉइस पर PO नंबर | पैकिंग स्लिप पर ऑर्डर नंबर |
PO नंबर क्यों ज़रूरी है?
कई कंपनियाँ ऐसा इनवॉइस भुगतान नहीं करतीं जिसमें उनका PO नंबर न हो, क्योंकि उनका अकाउंट विभाग तीन दस्तावेज़ मिलाता है: PO, डिलीवरी चालान और इनवॉइस। आइटम, मात्रा और कीमतें मिलें तो भुगतान मंज़ूर होता है, वरना इनवॉइस रुका रहता है। PO नंबर हमेशा अपने इनवॉइस के "PO नंबर" फ़ील्ड में लिखें।
पैकिंग स्लिप या डिलीवरी चालान?
पैकिंग स्लिप पैकेज के अंदर का सामान बताती है, आमतौर पर बिना कीमत के, ताकि प्राप्तकर्ता जाँच सके। डिलीवरी चालान पर ग्राहक हस्ताक्षर करके पुष्टि करता है कि माल सही हालत में मिला। कुछ व्यवसाय दोनों कामों के लिए एक ही दस्तावेज़ रखते हैं।
ज़रूरी दस्तावेज़ बनाएँ
तय कीमतों और डिलीवरी शर्तों पर सप्लायर से माल ऑर्डर करें।
इन सभी दस्तावेज़ों में ग्राहक और आइटम एक जैसे होते हैं, इसलिए उन्हें एक बार ही टाइप करना होता है। पर्चेज़ ऑर्डर बनाएँ, या सेल्स ऑर्डर खोलकर "इसमें बदलें" से पैकिंग स्लिप, डिलीवरी चालान और इनवॉइस बनाएँ। ऑर्डर से पहले के चरण के लिए पढ़ें कोटेशन या एस्टिमेट।