De la orden de compra a la factura: los documentos de una venta
Orden de compra, orden de venta, lista de empaque, albarán y factura: quién emite cada documento, cuándo y cómo se conectan en una venta entre empresas.
Una venta entre empresas casi nunca se resuelve con un solo documento. El comprador pide, el vendedor confirma, la mercancía se prepara y se entrega, y solo entonces se envía la factura. Cada paso tiene su documento. Saber quién emite cada uno y cuándo evita disputas y facilita cuadrar los pagos.
El orden habitual
- Solicitud de cotización: el comprador pide precios a varios proveedores.
- Cotización: el vendedor responde con precios y validez.
- Orden de compra: el comprador confirma qué compra, a qué precio y para cuándo.
- Orden de venta: el vendedor confirma el pedido internamente y al cliente.
- Lista de empaque y albarán: viajan con la mercancía; el cliente firma el albarán al recibirla.
- Factura: el vendedor pide el pago citando el número de la orden de compra.
- Recibo: el vendedor confirma el cobro.
Los negocios pequeños se saltan algunos pasos, pero la orden de compra, el albarán y la factura son la columna vertebral de casi todas las ventas.
Orden de compra u orden de venta
| Orden de compra | Orden de venta | |
|---|---|---|
| La emite | El comprador | El vendedor |
| Se envía a | El proveedor | El cliente, o uso interno |
| Objetivo | Comprometerse a comprar | Confirmar y planificar la venta |
| Referencia posterior | N.º de orden en la factura | N.º de pedido en la lista de empaque |
Por qué importa el número de orden de compra
Muchas empresas no pagan una factura que no cite su número de orden de compra, porque su contabilidad cruza tres documentos: la orden, el albarán y la factura. Si coinciden artículos, cantidades y precios, se aprueba el pago; si no, la factura espera. Copia siempre ese número en el campo correspondiente de tu factura.
Lista de empaque o albarán
La lista de empaque enumera el contenido del paquete, normalmente sin precios, para que el destinatario lo revise. El albarán de entrega lo firma el cliente para confirmar que la mercancía llegó en buen estado. Algunas empresas usan un único documento para ambas cosas.
Crea los documentos que necesitas
Pide productos a un proveedor con precios y entrega acordados.
Todos comparten el mismo cliente y las mismas líneas, así que solo los escribes una vez. Crea una orden de compra, o abre una orden de venta y elige «Convertir en» para generar la lista de empaque, el albarán y la factura. Sobre el paso anterior, lee cotización o presupuesto estimado.