Facture proforma et facture commerciale à l'import-export
Ce qu'est une facture proforma, ce qui la distingue de la facture commerciale, et laquelle demandent la douane, la banque et l'acheteur pour une expédition à l'étranger.
Si vous vendez des marchandises à l'étranger, vous croiserez deux documents aux noms proches : la facture proforma et la facture commerciale. Ils interviennent à des moments différents et servent des interlocuteurs différents. Les confondre peut retarder un paiement ou bloquer la marchandise en douane.
La facture proforma : avant que la vente soit définitive
La facture proforma est une facture préalable, envoyée avant l'expédition. Elle indique à l'acheteur exactement ce qu'il recevra et à quel prix, pour qu'il puisse :
- Organiser le paiement, souvent d'avance ou par crédit documentaire.
- Demander une licence ou une autorisation d'importation.
- Obtenir l'accord ou le financement de sa banque ou de sa direction.
Une proforma n'est pas une demande de paiement et ne s'enregistre pas en comptabilité comme une vente. Elle porte en général une date de validité, car les prix et les taux de change bougent.
La facture commerciale : le document qui voyage avec la marchandise
La facture commerciale est la facture définitive d'une vente internationale. La douane s'en sert pour contrôler la valeur, l'origine et la description des marchandises et calculer droits et taxes. C'est aussi sur elle que l'acheteur paie.
Comparaison
| Facture proforma | Facture commerciale | |
|---|---|---|
| Moment | Avant l'expédition | À l'expédition |
| Valeur juridique | Offre, pas une pièce comptable | Facture définitive, utilisée en douane |
| Destinataires principaux | Acheteur, banque | Douane, acheteur, transporteur |
| Modifiable | Oui, jusqu'à la vente | Non, se corrige par un avoir |
Ce que doit indiquer la facture commerciale
- L'exportateur, l'importateur et, s'il est différent, le destinataire qui réceptionne.
- La désignation précise de chaque article, la quantité, le prix unitaire et la valeur totale.
- L'Incoterm (EXW, FOB, CIF…), qui fixe qui paie le transport et l'assurance.
- Le pays d'origine, le port de chargement et le port de déchargement.
- La devise de la vente.
Beaucoup de douanes demandent aussi les codes SH et les poids : ajoutez-les à la désignation si nécessaire.
Préparez les deux documents
Envoyez une facture préalable avant livraison, pour un acompte ou la douane.
Commencez par la proforma. Quand l'acheteur confirme et que la marchandise est prête, ouvrez-la et choisissez « Convertir en » puis « Facture commerciale », et ajoutez une liste de colisage. Voir aussi comment faire une facture.