Fatura proforma e fatura comercial na exportação e importação
O que é a fatura proforma, como ela difere da fatura comercial e qual delas a alfândega, o banco e o comprador pedem quando você envia mercadoria ao exterior.
Quem vende mercadoria para fora do país encontra dois documentos de nomes parecidos: a fatura proforma e a fatura comercial (commercial invoice). Eles aparecem em momentos diferentes e servem a pessoas diferentes. Confundir os dois pode atrasar um pagamento ou prender a carga na alfândega.
Fatura proforma: antes de a venda ser definitiva
A proforma é uma fatura prévia, enviada antes do embarque. Ela mostra ao comprador exatamente o que vai receber e quanto vai custar, para que ele possa:
- Organizar o pagamento, muitas vezes antecipado ou por carta de crédito.
- Pedir licença ou autorização de importação.
- Conseguir aprovação ou financiamento do banco ou da diretoria.
A proforma não é uma cobrança e não entra na contabilidade como venda. Costuma ter data de validade, porque preços e câmbio mudam.
Fatura comercial: o documento que acompanha a carga
A fatura comercial é a fatura definitiva da venda internacional. A alfândega a usa para conferir valor, origem e descrição da mercadoria e calcular tributos. É também o documento contra o qual o comprador paga.
Lado a lado
| Fatura proforma | Fatura comercial | |
|---|---|---|
| Quando | Antes do embarque | No embarque |
| Valor legal | Proposta, não é documento fiscal | Fatura definitiva, usada pela alfândega |
| Quem usa | Comprador e banco | Alfândega, comprador, transportador |
| Pode mudar? | Sim, até fechar a venda | Não, corrige-se com nota de crédito |
O que a fatura comercial deve mostrar
- Exportador, importador e, se for outra pessoa, o consignatário que recebe a carga.
- Descrição precisa de cada item, quantidade, preço unitário e valor total.
- O Incoterm (EXW, FOB, CIF…), que define quem paga frete e seguro.
- País de origem, porto de embarque e porto de descarga.
- A moeda da venda.
Muitas alfândegas também pedem a classificação fiscal (NCM ou código SH) e pesos: inclua na descrição se o seu envio precisar.
Prepare os dois documentos
Envie uma fatura prévia antes da entrega, para adiantamento ou alfândega.
Comece pela proforma. Quando o comprador confirmar e a carga estiver pronta, abra-a e escolha «Converter em» e depois «Fatura comercial», e acrescente o romaneio. Veja também como fazer uma fatura.