Proformarechnung und Handelsrechnung im Export
Was eine Proformarechnung ist, worin sie sich von der Handelsrechnung unterscheidet und welche Zoll, Bank und Käufer beim Versand ins Ausland brauchen.
Wer Waren ins Ausland verkauft, begegnet zwei Dokumenten mit ähnlichem Namen: der Proformarechnung und der Handelsrechnung (Commercial Invoice). Sie entstehen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und richten sich an unterschiedliche Stellen. Eine Verwechslung kann Zahlungen verzögern oder die Ware beim Zoll festhalten.
Die Proformarechnung: bevor das Geschäft feststeht
Die Proformarechnung ist eine vorläufige Rechnung, die vor dem Versand verschickt wird. Sie zeigt dem Käufer genau, was er bekommt und was es kostet. Damit kann er:
- die Zahlung organisieren, oft per Vorkasse oder Akkreditiv,
- eine Einfuhrgenehmigung beantragen,
- die Freigabe oder Finanzierung durch Bank oder Geschäftsleitung einholen.
Eine Proformarechnung ist keine Zahlungsaufforderung und keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Sie wird nicht als Umsatz gebucht und trägt meist eine Gültigkeitsdauer, weil sich Preise und Wechselkurse ändern.
Die Handelsrechnung: das Dokument, das die Ware begleitet
Die Handelsrechnung ist die endgültige Rechnung eines internationalen Geschäfts. Der Zoll prüft damit Wert, Ursprung und Beschreibung der Ware und berechnet Zölle und Abgaben. Auf sie hin zahlt auch der Käufer.
Gegenüberstellung
| Proformarechnung | Handelsrechnung | |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Vor dem Versand | Beim Versand |
| Rechtliche Bedeutung | Angebot, kein Steuerbeleg | Endgültige Rechnung, zollrelevant |
| Wichtigste Empfänger | Käufer, Bank | Zoll, Käufer, Spediteur |
| Änderbar | Ja, bis zum Abschluss | Nein, Korrektur per Gutschrift |
Was auf die Handelsrechnung gehört
- Exporteur, Importeur und gegebenenfalls ein abweichender Empfänger.
- Genaue Warenbeschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtwert.
- Die Incoterms, etwa EXW, FOB oder CIF, die Transport- und Versicherungskosten regeln.
- Ursprungsland, Verlade- und Löschhafen.
- Die Währung des Geschäfts.
Viele Zollstellen verlangen außerdem Zolltarifnummern und Gewichte. Ergänzen Sie diese in der Warenbeschreibung.
Beide Dokumente vorbereiten
Senden Sie vor der Lieferung eine vorläufige Rechnung für Vorkasse oder Zoll.
Beginnen Sie mit der Proformarechnung. Hat der Käufer bestätigt und ist die Ware bereit, öffnen Sie sie, wählen „Umwandeln in“ und dann „Handelsrechnung“ und erstellen eine Packliste dazu. Lesen Sie auch Rechnung schreiben.