Faktur proforma dan commercial invoice untuk ekspor-impor
Apa itu faktur proforma, bedanya dengan commercial invoice, dan dokumen mana yang dibutuhkan bea cukai, bank, dan pembeli saat mengirim barang ke luar negeri.
Jika Anda menjual barang ke luar negeri, Anda akan bertemu dua dokumen dengan nama mirip: faktur proforma (proforma invoice) dan commercial invoice. Keduanya terbit pada waktu berbeda dan untuk pihak berbeda. Tertukar di antara keduanya bisa menunda pembayaran atau menahan barang di bea cukai.
Faktur proforma: sebelum penjualan final
Faktur proforma adalah invoice pendahuluan yang dikirim sebelum barang dikapalkan. Dokumen ini menunjukkan kepada pembeli apa yang akan diterima dan berapa harganya, sehingga pembeli dapat:
- Mengatur pembayaran, sering di muka atau melalui letter of credit.
- Mengurus izin impor.
- Mendapat persetujuan atau pembiayaan dari bank atau manajemen.
Faktur proforma bukan tagihan dan tidak dicatat sebagai penjualan. Biasanya ada masa berlaku karena harga dan kurs bisa berubah.
Commercial invoice: dokumen yang menyertai barang
Commercial invoice adalah invoice final dalam penjualan internasional. Bea cukai memakainya untuk memeriksa nilai, asal, dan uraian barang serta menghitung bea dan pajak. Pembeli juga membayar berdasarkan dokumen ini.
Perbandingan
| Faktur proforma | Commercial invoice | |
|---|---|---|
| Waktu | Sebelum pengapalan | Saat pengapalan |
| Status hukum | Penawaran, bukan dokumen pajak | Invoice final, dipakai bea cukai |
| Pengguna utama | Pembeli dan banknya | Bea cukai, pembeli, pengangkut |
| Bisa diubah? | Ya, sampai penjualan final | Tidak, dikoreksi dengan nota kredit |
Isi commercial invoice
- Eksportir, importir, dan penerima barang (consignee) jika berbeda.
- Uraian rinci setiap barang, jumlah, harga satuan, dan nilai total.
- Incoterms, misalnya EXW, FOB, atau CIF, yang menentukan siapa menanggung ongkos kirim dan asuransi.
- Negara asal, pelabuhan muat, dan pelabuhan bongkar.
- Mata uang transaksi.
Banyak kantor bea cukai juga meminta kode HS dan berat. Tambahkan pada uraian barang bila diperlukan.
Siapkan kedua dokumen
Kirim faktur awal sebelum pengiriman untuk uang muka atau bea cukai.
Mulailah dengan faktur proforma. Setelah pembeli konfirmasi dan barang siap, buka dokumen itu, pilih "Ubah menjadi" lalu "Faktur komersial", dan buat packing list untuk kemasannya. Baca juga cara membuat invoice.