Spesenabrechnung-Generator
Rechnen Sie Auslagen ab: Belege nach Datum und Kategorie, abzüglich Vorschuss. Kostenlos, ohne Anmeldung, 7 Designs, PDF mit einem Klick.
Nur für echte Geschäftsvorgänge. Falsche oder irreführende Dokumente zu erstellen ist rechtswidrig und laut unseren Nutzungsbedingungen verboten.
Was ist ein Dokument vom Typ „Spesenabrechnung“?
Die Spesenabrechnung (Reisekostenabrechnung) listet dienstliche Ausgaben auf, die ein Mitarbeiter selbst bezahlt hat, etwa Fahrten, Bewirtung oder Material, damit der Arbeitgeber sie erstattet. Jede Zeile hat Datum, Beschreibung, Kategorie und Betrag; ein erhaltener Vorschuss wird abgezogen.
Mit diesem kostenlosen Generator erfassen Sie Spesen nach Datum und Kategorie, fügen Fotos der Belege hinzu, ziehen einen Vorschuss ab und laden eine Spesen- oder Reisekostenabrechnung als PDF herunter, bereit zur Freigabe.
Was in eine Spesenabrechnung gehört
- Mitarbeiter und Unternehmen. Wer bezahlt hat und wer erstattet, mit Abteilung oder Projekt, falls verlangt.
- Zeitraum. Datum der ersten und der letzten Ausgabe.
- Eine Zeile pro Ausgabe. Datum, Beschreibung, Kategorie (Fahrt, Übernachtung, Bewirtung) und Betrag laut Beleg.
- Erhaltener Vorschuss. Er wird abgezogen, damit der genaue Erstattungsbetrag erscheint.
- Unterschriften. Der Mitarbeiter unterschreibt, ein Vorgesetzter gibt vor der Zahlung frei.
So füllen Sie eine Spesenabrechnung aus
- Tragen Sie Firmenname, Adresse und Logo unter „Ihr Unternehmen“ ein. Als Standard gespeichert, sind sie beim nächsten Mal schon ausgefüllt.
- Ergänzen Sie die Daten der Gegenseite sowie Nummer und Datum. Die Nummer erhöht sich automatisch.
- Erfassen Sie die Positionen. Mengen, Preise, Steuern und Summen aktualisieren sich in der Vorschau.
- Wählen Sie Vorlage, Farbe und Dokumentsprache und klicken Sie auf „PDF herunterladen“ oder „Drucken“.
Häufige Fehler
- Fehlende Belege: Die meisten Firmen erstatten nichts ohne Nachweis. Fügen Sie Fotos der Quittungen hinzu.
- Vage Angaben wie „Essen“: Nennen Sie Anlass und Teilnehmer.
- Den Vorschuss vergessen und denselben Betrag doppelt erstatten.
Brauchen Sie eine leere Version zum Ausfüllen von Hand? Vorlage Spesenabrechnung (PDF)
Fragen zum Spesenabrechnung-Generator
Kann ich Belege anhängen?
Ja. Fügen Sie unter „Fotos“ bis zu 6 Belegfotos hinzu; sie werden am Ende der Abrechnung gedruckt.
Wie wird der Erstattungsbetrag berechnet?
Alle Ausgaben werden addiert und der erhaltene Vorschuss abgezogen. Ohne Vorschuss ist die Summe der Erstattungsbetrag.
Kann ich eigene Kategorien verwenden?
Ja. Die Kategorie ist ein freies Feld: Verwenden Sie die Ihres Unternehmens.
Ist der Spesenabrechnung-Generator kostenlos?
Ja, vollständig. Keine Anmeldung, kein Wasserzeichen und keine Begrenzung der Dokumente.
Sind meine Daten sicher?
Das Dokument entsteht komplett in Ihrem Browser. Nichts, was Sie eingeben, wird an unsere Server gesendet; Entwürfe bleiben auf Ihrem Gerät.
Kann ich ein Dokument nach dem Herunterladen bearbeiten?
Ja. Klicken Sie auf „Speichern“. Das Dokument erscheint unter Meine Dokumente, wo Sie es öffnen, duplizieren oder löschen können.
Kann ich Währung und Steuerbezeichnung ändern?
Ja. Wählen Sie aus über 150 Währungen und benennen Sie die Steuerzeile um: MwSt., USt., VAT oder anders.