E-Rechnung Pflicht 2027: Wer muss ab wann? Fristen und Ausnahmen
E-Rechnungspflicht in Deutschland: Empfang seit 2025, Versand ab 2027 über 800.000 € Umsatz und ab 2028 für alle. Ausnahmen, Kleinunternehmer, XRechnung und ZUGFeRD.
Redaktion MakePaperwork·Aktualisiert am ·3 Min. Lesezeit
Inhalt
Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gibt es Übergangsfristen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das eine Software automatisch lesen kann. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, vor allem:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, Standard bei Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei, lesbar für Mensch und Software. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht aus.
Eine PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Solche Rechnungen heißen jetzt „sonstige Rechnungen“.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Empfang | Versand |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier oder PDF weiter erlaubt (PDF mit Zustimmung des Kunden) |
| Ab 1. Januar 2027 | Pflicht für alle Unternehmen | E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr; darunter sind Papier und PDF noch erlaubt |
| Ab 1. Januar 2028 | Pflicht für alle Unternehmen | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen |
Für 2027 entscheidet also Ihr Umsatz im Jahr 2026. Liegt er bei höchstens 800.000 €, dürfen Sie 2027 noch PDF-Rechnungen schicken, wenn Ihr Kunde zustimmt.
Wer ist ausgenommen?
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), auch nicht ab 2028. Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, zum Beispiel mit unserer Vorlage für Kleinunternehmer.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Fahrausweise, etwa Bahn- oder Bustickets.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C): hier bleibt die PDF-Rechnung erlaubt.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel ärztliche Leistungen.
E-Rechnungen empfangen: was Sie brauchen
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Sie müssen die Datei aber lesen können: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die im Browser oder Texteditor kaum lesbar ist. Mit unserem kostenlosen XRechnung-Viewer öffnen Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien direkt im Browser, ohne Upload, und sehen die Rechnung als übersichtliches Dokument.
Bewahren Sie die E-Rechnung im Originalformat auf, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF, nicht nur einen Ausdruck. Rechnungen müssen Sie in der Regel acht Jahre aufbewahren.
E-Rechnungen schreiben: so geht es
- Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt im Rechnungsgenerator, mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG.
- Klicken Sie auf E-Rechnung und wählen Sie das Format: XRechnung (XML-Datei, Standard bei Behörden) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML, für Firmenkunden beliebt, weil sie die PDF wie gewohnt lesen). Das Tool prüft die Angaben, die das Format verlangt, zum Beispiel Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. und die Bankverbindung.
- Laden Sie die Datei herunter und schicken Sie sie per E-Mail. Für Behörden geben Sie die Leitweg-ID als Käuferreferenz an. Eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen Sie auf dieselbe Weise.
Bis zu Ihrer Frist dürfen Sie zusätzlich ein PDF mitschicken. Viele Kunden freuen sich darüber, weil es leichter zu lesen ist.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung? Nein. Sie ist eine „sonstige Rechnung“. Sie bleibt bis zu Ihrer Frist (2027 oder 2028) im B2B-Bereich erlaubt, wenn der Kunde zustimmt, und für Privatkunden auch danach.
Was passiert, wenn ich 2027 die Grenze knapp überschreite? Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Lag er 2026 über 800.000 €, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Klären Sie Grenzfälle mit Ihrem Steuerberater.
Muss ich eine teure Software kaufen? Nein. Für wenige Rechnungen genügen ein kostenloser Generator für den Versand und ein Viewer für den Empfang. Bei vielen Rechnungen lohnt sich eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen automatisch verarbeitet.
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