Pflichtangaben einer Rechnung (2026): § 14 UStG Checkliste und E-Rechnung
Die 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG, Kleinbetragsrechnung bis 250 €, Hinweis für Kleinunternehmer und die Fristen der E-Rechnung 2025, 2027 und 2028.
Inhalt
Kurz gesagt: Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers enthalten, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, den Steuersatz und den Steuerbetrag (oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung) sowie vereinbarte Entgeltminderungen. Rechnungen bis 250 € brutto dürfen vereinfacht sein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; der Versand wird 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz und 2028 für alle Pflicht.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden.
- Ausstellungsdatum.
- Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bei Anzahlungen: Zeitpunkt der Vereinnahmung).
- Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, dazu jede im Voraus vereinbarte Minderung.
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Gegebenenfalls ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (Leistungen an Grundstücken für Privatpersonen).
- Die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger abrechnet.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Bis 250 € brutto genügen Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz (oder Hinweis auf die Befreiung). Empfängerdaten und Rechnungsnummer sind nicht nötig.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
- Seit 2025 gilt die Regelung, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.
- Keine Umsatzsteuer ausweisen. Typischer Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Zeitplan der E-Rechnung
| Ab | Regel |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| Bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen im Inland (B2B) weiter möglich |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres über 800.000 € lag |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen |
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Rechnungen an Verbraucher und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind nicht betroffen.
Fristen und Aufbewahrung
- B2B-Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen.
- Steuersätze: 19 % regulär, 7 % ermäßigt.
- Rechnungen 8 Jahre aufbewahren (Frist für Buchungsbelege seit 2025).
Rechnung erstellen
Unser Rechnungsgenerator deckt alle Angaben nach § 14 ab: Tragen Sie Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. unter Weitere Angaben ein, setzen Sie das Leistungsdatum und wählen Sie 19 % oder 7 % pro Position. Kleinunternehmer deaktivieren „Steuerspalte anzeigen“ und tragen den Hinweis nach § 19 unter Hinweise ein.
Stellen Sie Waren oder Leistungen in Rechnung, mit Steuer, Rabatt und Fälligkeit.