Rechnung schreiben: Pflichtangaben und Beispiel
Schritt für Schritt zur korrekten Rechnung: Pflichtangaben, Rechnungsnummer, Zahlungsziel, Umsatzsteuer und typische Fehler.
Mit einer Rechnung fordern Sie Ihren Kunden auf, gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zu bezahlen. Eine klare Rechnung wird schneller bezahlt, hält Ihre Buchhaltung in Ordnung und schützt Sie bei Streitigkeiten. Dieser Ratgeber geht alle Bestandteile durch und zeigt die Fehler, die Zahlungen am häufigsten verzögern.
Was auf eine Rechnung gehört
In Deutschland regelt § 14 Abs. 4 UStG die Pflichtangaben. Sinngemäß gelten sie in vielen Ländern:
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, zum Beispiel der Leistungszeitraum.
- Nettobetrag nach Steuersätzen, im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto).
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
- Zusätzlich sinnvoll: Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN, BIC).
Rechnungsnummern richtig vergeben
Die Nummer muss einmalig sein und darf nicht doppelt vergeben werden, auch nicht bei stornierten Rechnungen. Übliche Formate:
| Format | Beispiel | Geeignet für |
|---|---|---|
| Einfacher Zähler | RE-0001, RE-0002 | Die meisten kleinen Unternehmen |
| Jahr + Zähler | 2026-0001 | Jährlicher Neustart der Zählung |
| Präfix je Bereich | WEB-0001, DRUCK-0001 | Mehrere Geschäftsbereiche |
Haben Sie einen Fehler in einer bereits versendeten Rechnung entdeckt, ändern oder löschen Sie sie nicht. Erstellen Sie eine Stornorechnung bzw. Gutschrift und danach eine neue Rechnung.
Zahlungsziele, die funktionieren
Nennen Sie ein konkretes Datum statt nur einer Formulierung: „Zahlbar bis 15. November 2026“ ist klarer als „30 Tage netto“.
- Sofort fällig: bei kleinen Beträgen und Neukunden.
- 14 oder 30 Tage netto: üblich zwischen Unternehmen.
- Anzahlung + Restbetrag: bei größeren Aufträgen 30 bis 50 Prozent vorab, der Rest auf der Schlussrechnung.
Haben Sie eine Anzahlung erhalten, tragen Sie sie unter „Bereits bezahlt“ ein. So zeigt die Rechnung den offenen Betrag deutlich an.
Umsatzsteuer und Rabatte
Weisen Sie jeden Steuersatz getrennt aus, zum Beispiel 19 und 7 Prozent. Rabatte werden in der Regel vor der Steuer abgezogen und klar benannt, etwa „Rabatt (10 %)“. Arbeiten Sie mit Bruttopreisen, wie im Einzelhandel üblich, weisen Sie die enthaltene Umsatzsteuer aus.
Typische Fehler, die Zahlungen verzögern
- Unvollständige oder falsche Kundendaten, sodass die Buchhaltung des Kunden die Rechnung nicht freigibt.
- Ungenaue Leistungsbeschreibung wie „Dienstleistungen“. Nennen Sie Leistung und Zeitraum.
- Kein oder ein schwer auffindbares Zahlungsziel.
- Fehlende Bankverbindung oder eine IBAN nur als Bild.
- Eine bearbeitbare Datei statt PDF. Versenden Sie immer ein PDF und bewahren Sie eine Kopie auf.
Rechnung in wenigen Minuten erstellen
Stellen Sie Waren oder Leistungen in Rechnung, mit Steuer, Rabatt und Fälligkeit.
Speichern Sie Ihre Firmendaten einmal als Standard, danach ändern sich nur noch Kunde und Positionen. Begann der Auftrag mit einem Angebot, wandeln Sie es mit einem Klick in eine Rechnung um und nach der Zahlung die Rechnung in eine Quittung.