عرض السعر أم تقدير التكلفة: أيهما ترسل؟
عرض السعر ثمن ثابت، وتقدير التكلفة ثمن تقريبي. متى تستعمل كلاً منهما، وماذا تكتب فيه، وكيف تحوّل عرض السعر المقبول إلى فاتورة.
قبل أن يوافق العميل على الشراء، يريد في الغالب معرفة الثمن. يمكنك الجواب بعرض سعر أو بتقدير للتكلفة. الوثيقتان متشابهتان في الشكل، لكن الالتزام في كل منهما مختلف، واختيار الوثيقة الخطأ قد يكلّفك مالاً أو ثقة العميل.
الفرق في جدول
| عرض السعر | تقدير التكلفة | |
|---|---|---|
| الثمن | ثابت | تقريبي |
| الالتزام | ملزم بعد القبول | غير ملزم غالباً |
| يناسب | عملاً يمكن تسعيره بدقة | عملاً فيه مجهول |
| الصلاحية | حتى تاريخ محدد | يُستحسن تأريخه أيضاً |
| الخطوة التالية | أمر بيع أو فاتورة | عرض سعر نهائي أو فاتورة |
متى ترسل عرض سعر؟
أرسل عرض سعر عندما تعرف بالضبط ما ستقدّمه وكم يكلّف: مجموعة منتجات، موقع إلكتروني بعدد صفحات محدد، طبعة بعدد معلوم. بعد قبول العميل يصبح الثمن متفقاً عليه، وإذا ارتفعت تكاليفك لاحقاً فذلك على حسابك، لذا أضف دائماً تاريخ صلاحية.
متى ترسل تقدير تكلفة؟
أرسل تقديراً عندما تتوقف التكلفة النهائية على أمور لا تراها بعد: إصلاح قبل فتح الآلة، أشغال ترميم، مشروع قد يتّسع نطاقه. التقدير يساعد العميل على وضع ميزانيته. اكتب بوضوح أنه تقدير، واشرح ما الذي قد يغيّر الثمن النهائي.
ما يجب أن يتضمنه كلاهما
- بياناتك وبيانات العميل.
- التاريخ ورقم مرجعي، لتجده بسهولة عند رد العميل.
- كل صنف أو مهمة مع الكمية وسعر الوحدة والمجموع.
- الضرائب والخصومات والمجموع النهائي.
- تاريخ الصلاحية لعرض السعر، أو الافتراضات الأساسية للتقدير.
- طريقة القبول: خانة توقيع أو عبارة بسيطة مثل «يكفي الرد بالموافقة».
بعد موافقة العميل
يصبح عرض السعر المقبول أساس الوثيقة التالية. في بيع البضائع تُصدر مقاولات كثيرة أمر بيع لتأكيد الطلب وموعد التسليم. وفي الخدمات يمكنك الانتقال مباشرة إلى الفاتورة بعد إنجاز العمل. ومع أدواتنا لا تعيد كتابة أي شيء: افتح عرض السعر واختر «تحويل إلى» ثم «فاتورة» أو «أمر بيع» أو «فاتورة مبدئية».
أنشئ عرض سعر أو تقدير تكلفة
قدّم لعميلك سعراً ثابتاً للعمل قبل أن يلتزم.
تحتاج ثمناً تقريبياً بدل ذلك؟ استعمل مولّد تقدير التكلفة. يمكن حفظ الوثيقتين على جهازك وتحويلهما لاحقاً.