कोटेशन या एस्टिमेट: कौन-सा भेजें?
कोटेशन में तय कीमत होती है और एस्टिमेट में अनुमानित। जानें कब कौन-सा इस्तेमाल करें, उसमें क्या लिखें और स्वीकृत कोटेशन को इनवॉइस में कैसे बदलें।
ख़रीदने का फ़ैसला करने से पहले ग्राहक कीमत जानना चाहता है। आप कोटेशन या एस्टिमेट से जवाब दे सकते हैं। दोनों दिखने में मिलते-जुलते हैं, पर इनका वादा अलग है, और ग़लत चुनाव आपको पैसा या ग्राहक का भरोसा गँवा सकता है।
एक तालिका में फ़र्क
| कोटेशन | एस्टिमेट | |
|---|---|---|
| कीमत | तय | अनुमानित |
| बाध्यता | स्वीकार होने के बाद हाँ | आमतौर पर नहीं |
| किसके लिए | जिस काम की कीमत सटीक निकल सके | जिस काम में अनिश्चितता हो |
| वैधता | तय तारीख़ तक | तारीख़ देना बेहतर है |
| अगला कदम | सेल्स ऑर्डर या इनवॉइस | अंतिम कोटेशन या इनवॉइस |
कोटेशन कब भेजें?
जब आपको ठीक-ठीक पता हो कि क्या देंगे और उसकी कीमत क्या है: कुछ तय उत्पाद, तय पेजों वाली वेबसाइट, तय मात्रा की छपाई। ग्राहक के स्वीकार करने पर कीमत तय हो जाती है, और बाद में लागत बढ़े तो जोखिम आपका। इसलिए हमेशा वैधता की तारीख़ लिखें।
एस्टिमेट कब भेजें?
जब अंतिम लागत उन बातों पर निर्भर हो जो अभी दिख नहीं रहीं: मशीन खोलने से पहले मरम्मत, रेनोवेशन का काम, या ऐसा प्रोजेक्ट जिसका दायरा बदल सकता है। साफ़ लिखें कि यह एस्टिमेट है और अंतिम कीमत किन वजहों से बदल सकती है।
दोनों में क्या होना चाहिए
- आपका और ग्राहक का विवरण।
- तारीख़ और रेफ़रेंस नंबर, ताकि ग्राहक के जवाब पर दस्तावेज़ आसानी से मिले।
- हर आइटम या काम की मात्रा, दर और कुल राशि।
- GST, छूट और कुल योग।
- कोटेशन में वैधता, एस्टिमेट में मुख्य मान्यताएँ।
- स्वीकृति का तरीका: हस्ताक्षर की जगह या "स्वीकार करने के लिए जवाब दें"।
ग्राहक के "हाँ" कहने के बाद
स्वीकृत कोटेशन अगले दस्तावेज़ का आधार बनता है। सामान की बिक्री में कई व्यवसाय ऑर्डर और डिलीवरी तारीख़ की पुष्टि के लिए सेल्स ऑर्डर जारी करते हैं। सेवाओं में काम पूरा होने पर सीधे इनवॉइस भेज सकते हैं। हमारे टूल में कुछ भी दोबारा टाइप नहीं करना पड़ता: कोटेशन खोलें, "इसमें बदलें" चुनें और फिर "इनवॉइस", "सेल्स ऑर्डर" या "प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस"।
कोटेशन या एस्टिमेट बनाएँ
ग्राहक के तय करने से पहले काम की निश्चित कीमत बताएँ।
अनुमानित कीमत चाहिए? एस्टिमेट जनरेटर इस्तेमाल करें। दोनों दस्तावेज़ आपके डिवाइस पर सहेजे जा सकते हैं और बाद में बदले जा सकते हैं।