Penawaran harga atau estimasi biaya: mana yang dikirim?
Penawaran harga memberi harga pasti, estimasi memberi perkiraan. Kapan memakai masing-masing, apa isinya, dan cara mengubahnya menjadi invoice.
Sebelum setuju membeli, pelanggan ingin tahu harganya. Anda bisa menjawab dengan penawaran harga (quotation) atau dengan estimasi biaya. Keduanya mirip, tetapi janjinya berbeda, dan salah memilih bisa membuat Anda rugi atau kehilangan kepercayaan pelanggan.
Perbedaannya dalam satu tabel
| Penawaran harga | Estimasi biaya | |
|---|---|---|
| Harga | Pasti | Perkiraan |
| Mengikat | Ya, setelah disetujui | Umumnya tidak |
| Cocok untuk | Pekerjaan yang bisa dihitung tepat | Pekerjaan dengan banyak ketidakpastian |
| Masa berlaku | Sampai tanggal tertentu | Sebaiknya juga diberi tanggal |
| Langkah berikutnya | Pesanan penjualan atau invoice | Penawaran final atau invoice |
Kapan mengirim penawaran harga?
Kirim penawaran harga jika Anda tahu persis apa yang akan diserahkan dan berapa biayanya: sejumlah produk, situs web dengan jumlah halaman tertentu, cetakan dengan jumlah pasti. Setelah disetujui, harga sudah disepakati; jika biaya Anda naik, risikonya Anda tanggung. Karena itu selalu cantumkan masa berlaku.
Kapan mengirim estimasi biaya?
Kirim estimasi jika biaya akhir bergantung pada hal yang belum terlihat: perbaikan sebelum mesin dibongkar, renovasi, atau proyek yang cakupannya bisa berubah. Tulis dengan jelas bahwa ini estimasi dan jelaskan apa yang bisa mengubah harga akhir.
Yang wajib ada di keduanya
- Data Anda dan data pelanggan.
- Tanggal dan nomor referensi, agar mudah dicari saat pelanggan membalas.
- Setiap barang atau pekerjaan dengan jumlah, harga satuan, dan total.
- Pajak, diskon, dan total akhir.
- Masa berlaku untuk penawaran, atau asumsi utama untuk estimasi.
- Cara menyetujui: kolom tanda tangan atau cukup "Balas untuk menyetujui".
Setelah pelanggan setuju
Penawaran yang disetujui menjadi dasar dokumen berikutnya. Untuk barang, banyak usaha menerbitkan pesanan penjualan untuk mengonfirmasi pesanan dan tanggal kirim. Untuk jasa, Anda bisa langsung membuat invoice setelah pekerjaan selesai. Dengan alat kami tidak perlu mengetik ulang: buka penawaran, pilih "Ubah menjadi", lalu "Faktur", "Pesanan penjualan", atau "Faktur proforma".
Buat penawaran atau estimasi
Berikan harga pasti kepada klien sebelum mereka setuju.
Butuh harga perkiraan? Gunakan pembuat estimasi biaya. Kedua dokumen bisa disimpan di perangkat Anda dan diubah kemudian.