Orçamento ou estimativa: qual enviar?
O orçamento tem preço fechado e a estimativa dá um valor aproximado. Saiba quando usar cada um, o que incluir e como transformar um orçamento aprovado em fatura.
Antes de fechar negócio, o cliente quer saber o preço. Você pode responder com um orçamento ou com uma estimativa. Parecem iguais, mas prometem coisas diferentes, e escolher errado pode custar dinheiro ou a confiança do cliente.
A diferença numa tabela
| Orçamento | Estimativa | |
|---|---|---|
| Preço | Fechado | Aproximado |
| Compromisso | Sim, depois de aprovado | Em geral, não |
| Ideal para | Trabalho que dá para calcular com precisão | Trabalho com incertezas |
| Validade | Até uma data informada | Também convém datar |
| Próximo passo | Pedido de venda ou fatura | Orçamento final ou fatura |
Quando enviar um orçamento
Envie um orçamento quando sabe exatamente o que vai entregar e quanto custa: um lote de produtos, um site com número fixo de páginas, uma impressão de quantidade conhecida. Depois da aprovação, o preço está combinado; se seus custos subirem, o risco é seu. Por isso, coloque sempre uma data de validade.
Quando enviar uma estimativa
Envie uma estimativa quando o custo final depende de coisas que você ainda não vê: um conserto antes de abrir o aparelho, uma reforma, um projeto cujo escopo pode mudar. Deixe claro que é uma estimativa e o que pode alterar o preço final.
O que os dois devem ter
- Seus dados e os do cliente.
- Data e número de referência, para achar o documento quando o cliente responder.
- Cada item ou tarefa com quantidade, preço unitário e total.
- Impostos, descontos e total geral.
- A validade (orçamento) ou as principais premissas (estimativa).
- Como aprovar: linha de assinatura ou um simples «Responda para aprovar».
Depois do «sim» do cliente
O orçamento aprovado vira a base do próximo documento. Para produtos, muitas empresas emitem um pedido de venda confirmando o pedido e a data de entrega. Para serviços, dá para ir direto à fatura quando o trabalho termina. Aqui você não redigita nada: abra o orçamento e escolha «Converter em» e depois «Fatura», «Pedido de venda» ou «Fatura proforma».
Crie um orçamento ou uma estimativa
Dê ao cliente um preço fechado antes que ele se comprometa.
Precisa de um valor aproximado? Use o gerador de estimativas. Os dois documentos ficam salvos no seu aparelho e podem ser convertidos depois.