Cotización o presupuesto estimado: ¿cuál enviar?
La cotización fija un precio y el presupuesto estimado da una aproximación. Cuándo usar cada uno, qué incluir y cómo convertir una cotización aceptada en factura.
Antes de comprometerse, el cliente quiere saber el precio. Puedes responder con una cotización (presupuesto cerrado) o con un presupuesto estimado. Se parecen, pero no prometen lo mismo, y elegir mal puede costarte dinero o la confianza del cliente.
La diferencia en una tabla
| Cotización | Presupuesto estimado | |
|---|---|---|
| Precio | Cerrado | Aproximado |
| Compromiso | Sí, una vez aceptada | Normalmente no |
| Ideal para | Trabajos que puedes calcular con precisión | Trabajos con incógnitas |
| Validez | Hasta una fecha indicada | Conviene fecharlo también |
| Paso siguiente | Orden de venta o factura | Cotización final o factura |
Cuándo enviar una cotización
Envía una cotización cuando sabes exactamente qué vas a entregar y cuánto cuesta: un lote de productos, una web con un número fijo de páginas, una impresión de cantidad conocida. Cuando el cliente la acepta, el precio queda pactado; si tus costes suben, el riesgo es tuyo. Por eso añade siempre una fecha de validez.
Cuándo enviar un presupuesto estimado
Envía un estimado cuando el coste final depende de cosas que aún no ves: una reparación antes de abrir la máquina, una reforma, un proyecto cuyo alcance puede cambiar. Indica claramente que es una estimación y qué podría modificar el precio final.
Qué deben incluir ambos
- Tus datos y los del cliente.
- Fecha y número de referencia, para encontrarlo cuando el cliente responda.
- Cada artículo o tarea con cantidad, precio unitario y total.
- Impuestos, descuentos y total final.
- La validez (cotización) o los supuestos principales (estimado).
- Cómo aceptar: una línea de firma o un simple «Responde para aceptar».
Cuando el cliente dice que sí
La cotización aceptada es la base del siguiente documento. Para productos, muchas empresas emiten una orden de venta que confirma el pedido y la fecha de entrega. Para servicios, puedes pasar directamente a la factura al terminar. Con nuestras herramientas no tienes que reescribir nada: abre la cotización y elige «Convertir en» y luego «Factura», «Orden de venta» o «Factura proforma».
Crea una cotización o un estimado
Ofrece a tu cliente un precio cerrado antes de que se comprometa.
¿Necesitas un precio aproximado? Usa el generador de presupuestos estimados. Ambos documentos se guardan en tu dispositivo y se pueden convertir después.