ما هو الإشعار الدائن ومتى تُصدره؟
الإشعار الدائن يخفّض فاتورة أو يلغيها بعد إرجاع أو خطأ أو خصم. تعرّف على حالات إصداره وبياناته الإلزامية والفرق بينه وبين الاسترداد.
بعد إرسال الفاتورة، لا ينبغي تعديلها أو حذفها. حساباتك، وغالباً إدارة الضرائب، تنتظر أن يبقى كل رقم فاتورة مسجّلاً. وعندما يحتاج شيء إلى تصحيح، فالأداة الصحيحة هي الإشعار الدائن.
ما هو الإشعار الدائن؟
الإشعار الدائن (ويُسمّى أحياناً فاتورة تصحيحية أو Avoir) وثيقة تخفّض المبلغ المستحق على العميل في فاتورة سابقة. يمكن أن يلغي الفاتورة كلياً أو جزئياً، ويعمل في حساباتك كفاتورة بالسالب.
متى تُصدره؟
- إرجاع البضاعة: يُعيد العميل جزءاً من الأصناف أو كلها.
- بضاعة تالفة أو ناقصة: تتفقان على تخفيض الثمن بدل الاستبدال.
- أخطاء في السعر أو الفوترة: سعر أو كمية أو نسبة ضريبة أو عميل خطأ.
- خصم بعد البيع: بادرة تجارية أو خصم على الكمية اتُّفق عليه لاحقاً.
- إلغاء طلب سبقت فوترته.
البيانات التي يجب أن يتضمنها
- عنوان «إشعار دائن» ورقمه الخاص الذي يتبع تسلسله الخاص.
- تاريخ إصداره.
- رقم الفاتورة الأصلية وتاريخها.
- سبب الإشعار.
- الأصناف والكميات والمبالغ المعنية، مع الضريبة المقابلة.
- المبلغ الإجمالي المخفَّض.
إشعار دائن أم استرداد أم إشعار مدين؟
| الوثيقة | ماذا تفعل |
|---|---|
| الإشعار الدائن | يخفّض ما يدين به العميل لك |
| الاسترداد | مال يُعاد فعلاً، ويُسجَّل في إيصال أو سند صرف |
| الإشعار المدين | يرفع ما يدين به العميل، مثلاً بعد فوترة ناقصة |
الإشعار الدائن لا يحرّك المال وحده. إذا كان العميل قد أدّى، فإمّا أن تُعيد له المبلغ أو تخصمه من فاتورته القادمة.
أنشئ إشعاراً دائناً
خفّض مبلغ فاتورة أو ألغِها بسبب مرتجعات أو أخطاء أو تعديل في السعر.
اكتب رقم الفاتورة الأصلية في خانة «الفاتورة الأصلية» وسبب الإشعار. وإذا أُنشئت الفاتورة بـمولّد الفواتير، افتحها واختر «تحويل إلى» ثم «إشعار دائن»، فتُملأ الأصناف والمرجع تلقائياً.