Apa itu nota kredit dan kapan diterbitkan?
Nota kredit mengurangi atau membatalkan invoice setelah retur, kesalahan, atau diskon. Pelajari kapan menerbitkannya, isinya, dan bedanya dengan pengembalian dana.
Invoice yang sudah terkirim sebaiknya tidak diubah atau dihapus, karena setiap nomor invoice harus tetap tercatat di pembukuan. Jika ada yang perlu dikoreksi, alat yang tepat adalah nota kredit.
Apa itu nota kredit?
Nota kredit (credit note) adalah dokumen yang mengurangi jumlah yang terutang pelanggan pada invoice sebelumnya. Nota ini bisa membatalkan invoice seluruhnya atau sebagian, dan dalam pembukuan berfungsi seperti invoice bernilai negatif.
Kapan menerbitkannya?
- Retur barang: pelanggan mengembalikan sebagian atau seluruh barang.
- Barang rusak atau kurang: disepakati potongan harga sebagai ganti penukaran.
- Kesalahan penagihan: harga, jumlah, tarif pajak, atau pelanggan yang salah.
- Diskon setelah penjualan: potongan sebagai bentuk layanan atau diskon volume.
- Pesanan dibatalkan padahal sudah ditagih.
Isi nota kredit
- Judul "Nota kredit" dan nomor tersendiri dalam urutannya sendiri.
- Tanggal terbit.
- Nomor dan tanggal invoice asal.
- Alasan koreksi.
- Barang, jumlah, dan nilai yang dikreditkan, beserta pajaknya.
- Total yang dikreditkan.
Untuk memperbaiki invoice yang salah, terbitkan nota kredit sebesar seluruh nilainya, lalu kirim invoice baru yang benar. Dengan begitu penomoran tetap berurutan.
Nota kredit, pengembalian dana, atau nota debit?
| Dokumen | Fungsinya |
|---|---|
| Nota kredit | Mengurangi utang pelanggan kepada Anda |
| Pengembalian dana | Uang yang benar-benar dikembalikan, dicatat dengan kuitansi atau bukti pengeluaran kas |
| Nota debit | Menambah utang pelanggan, misalnya karena kurang tagih |
Nota kredit sendiri tidak memindahkan uang. Jika pelanggan sudah membayar, Anda mengembalikan dana atau memotongnya dari invoice berikutnya.
Buat nota kredit
Kurangi atau batalkan faktur karena retur, kesalahan, atau penyesuaian harga.
Isi nomor invoice asal di kolom "Faktur asli" dan alasannya. Jika invoice dibuat dengan pembuat invoice kami, buka lalu pilih "Ubah menjadi" kemudian "Nota kredit": barang dan referensinya terisi otomatis.