क्रेडिट नोट क्या है और कब जारी करें?
क्रेडिट नोट वापसी, ग़लती या छूट के बाद इनवॉइस की राशि घटाता या रद्द करता है। जानें कब जारी करें, उसमें क्या ज़रूरी है और यह रिफ़ंड से कैसे अलग है।
भेजे जा चुके इनवॉइस को न बदलें, न मिटाएँ। आपका हिसाब-किताब और टैक्स विभाग, दोनों उम्मीद करते हैं कि हर इनवॉइस नंबर रिकॉर्ड में रहे। जब कुछ सुधारना हो, तो सही तरीका क्रेडिट नोट है।
क्रेडिट नोट क्या है?
क्रेडिट नोट वह दस्तावेज़ है जो पिछले इनवॉइस पर ग्राहक की बकाया राशि घटाता है। यह इनवॉइस को पूरी तरह या आंशिक रूप से रद्द कर सकता है, और खातों में ऋणात्मक इनवॉइस की तरह काम करता है।
कब जारी करें?
- माल की वापसी: ग्राहक कुछ या सभी आइटम लौटाता है।
- ख़राब या कम माल: बदलने की जगह कीमत घटाने पर सहमति।
- बिलिंग की ग़लती: ग़लत दर, मात्रा, टैक्स दर या ग्राहक।
- बिक्री के बाद छूट: सद्भावना या बाद में तय हुई वॉल्यूम छूट।
- रद्द ऑर्डर जिसका इनवॉइस पहले ही बन चुका था।
क्रेडिट नोट में क्या होना चाहिए
- "Credit Note" शीर्षक और उसका अपना क्रमिक नंबर।
- जारी करने की तारीख़।
- मूल इनवॉइस का नंबर और तारीख़।
- क्रेडिट का कारण।
- संबंधित आइटम, मात्रा और राशि, साथ में लागू टैक्स।
- कुल क्रेडिट राशि।
ग़लत इनवॉइस सुधारने के लिए पूरी राशि का क्रेडिट नोट जारी करें, फिर नया सही इनवॉइस भेजें। इससे नंबरिंग लगातार रहती है।
क्रेडिट नोट, रिफ़ंड या डेबिट नोट?
| दस्तावेज़ | क्या करता है |
|---|---|
| क्रेडिट नोट | ग्राहक की आप पर बकाया राशि घटाता है |
| रिफ़ंड | वास्तव में लौटाया गया पैसा, रसीद या पेमेंट वाउचर से दर्ज |
| डेबिट नोट | ग्राहक की बकाया राशि बढ़ाता है, जैसे कम बिलिंग के बाद |
क्रेडिट नोट अपने आप पैसा नहीं भेजता। ग्राहक भुगतान कर चुका है तो या तो राशि लौटाएँ या अगले इनवॉइस में घटाएँ।
क्रेडिट नोट बनाएँ
रिटर्न, गलती या कीमत में बदलाव के लिए इनवॉइस की राशि घटाएँ या रद्द करें।
"मूल इनवॉइस" फ़ील्ड में मूल इनवॉइस नंबर और कारण लिखें। अगर इनवॉइस हमारे इनवॉइस जनरेटर से बना है, तो उसे खोलें, "इसमें बदलें" चुनें और फिर "क्रेडिट नोट": आइटम और रेफ़रेंस अपने आप भर जाएँगे।