Cómo hacer una factura: datos obligatorios y ejemplo
Guía paso a paso para hacer una factura profesional: qué datos incluir, cómo numerarla, condiciones de pago, impuestos y errores frecuentes.
La factura es el documento que pide al cliente el pago de productos o servicios ya entregados. Una factura clara se cobra antes, mantiene tu contabilidad en orden y te protege si surge un desacuerdo. En esta guía repasamos cada parte de una factura y los errores que más retrasan los cobros.
Qué debe incluir una factura
Las normas cambian de un país a otro, pero casi todas las facturas comparten los mismos datos básicos:
- La palabra «Factura» en la parte superior, para no confundirla con una cotización o un recibo.
- Un número único dentro de una serie correlativa.
- La fecha de emisión y, si das plazo, la fecha de vencimiento.
- Tus datos: nombre o razón social, dirección, contacto y número fiscal (NIF, RFC, RUT, CUIT…).
- Los datos del cliente, con su número fiscal cuando es una empresa y la norma lo exige.
- Una línea por producto o servicio con descripción clara, cantidad, precio unitario e importe.
- Base imponible, impuestos por tipo y total.
- Forma de pago: cuenta bancaria, IBAN o CLABE, y plazo.
Cómo numerar tus facturas
Usa una serie sencilla y correlativa y no repitas nunca un número, aunque anules la factura. Formatos habituales:
| Formato | Ejemplo | Ideal para |
|---|---|---|
| Contador simple | FAC-0001, FAC-0002 | La mayoría de pequeños negocios |
| Año + contador | 2026-0001 | Empezar de cero cada año |
| Serie por actividad | WEB-0001, IMP-0001 | Varias líneas de negocio |
Si detectas un error en una factura ya enviada, no la edites ni la borres. Emite una nota de crédito que la anule y envía una factura nueva.
Condiciones de pago que ayudan a cobrar
Escribe una fecha concreta y no solo una expresión: «Vencimiento: 15 de noviembre de 2026» es más claro que «30 días».
- Al recibir: para importes pequeños y clientes nuevos.
- 15 o 30 días: lo más habitual entre empresas.
- Anticipo + resto: pide entre el 30 % y el 50 % por adelantado en proyectos grandes e indica el saldo pendiente en la factura final.
Si recibiste un anticipo, anótalo en «Importe pagado» para que la factura muestre claramente el saldo pendiente.
Impuestos y descuentos
Muestra cada tipo de impuesto por separado. Si unas líneas tributan a tipos distintos o están exentas, el impuesto debe desglosarse por tipo. Aplica los descuentos antes de impuestos, salvo que tu normativa diga otra cosa, y nómbralos con claridad, por ejemplo «Descuento (10 %)».
Si tus precios ya incluyen impuestos, como es habitual en comercio minorista, indícalo y muestra el impuesto incluido en el total.
Errores que retrasan el cobro
- Datos del cliente incompletos o erróneos, y su departamento contable no puede aprobar la factura.
- Descripciones vagas como «Servicios». Explica qué hiciste y en qué periodo.
- Sin fecha de vencimiento, o poco visible.
- Datos bancarios ausentes o dentro de una imagen que no se puede copiar.
- Enviar un archivo editable en lugar de un PDF. Envía siempre PDF y guarda una copia.
Haz tu factura en unos minutos
Cobra a un cliente por productos o servicios, con impuestos, descuentos y vencimiento.
Guarda tus datos una vez como predeterminados: la próxima vez solo cambian el cliente y las líneas. Si el trabajo empezó con una cotización, conviértela en factura con un clic y, tras el pago, convierte la factura en recibo.