Cara membuat invoice (faktur): isi wajib dan contohnya
Panduan langkah demi langkah membuat invoice profesional: data yang harus ada, cara penomoran, termin pembayaran, PPN, dan kesalahan yang sering terjadi.
Invoice atau faktur penjualan adalah dokumen yang meminta pelanggan membayar barang atau jasa yang sudah Anda serahkan. Invoice yang jelas lebih cepat dibayar, membuat pembukuan rapi, dan melindungi Anda bila terjadi perselisihan. Panduan ini membahas setiap bagian invoice dan kesalahan yang paling sering membuat pembayaran tertunda.
Apa saja yang harus ada di invoice?
Aturan tiap negara berbeda, tetapi hampir semua invoice memuat data dasar yang sama:
- Judul "Invoice" atau "Faktur" di bagian atas, agar tidak tertukar dengan penawaran harga atau kuitansi.
- Nomor unik dalam urutan yang berkesinambungan.
- Tanggal terbit dan, jika memberi tempo, tanggal jatuh tempo.
- Data usaha Anda: nama usaha, alamat, kontak, dan NPWP bila diperlukan.
- Data pelanggan: nama, alamat, dan NPWP untuk pelanggan badan usaha bila diwajibkan.
- Satu baris per barang atau jasa: deskripsi jelas, jumlah, harga satuan, dan total.
- Subtotal, PPN, dan total akhir.
- Cara pembayaran: nama bank, nomor rekening, atas nama, atau QRIS.
Cara memberi nomor invoice
Gunakan urutan yang sederhana dan berkesinambungan, dan jangan pernah memakai nomor yang sama dua kali, meskipun invoice dibatalkan. Format yang umum:
| Format | Contoh | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Penghitung sederhana | INV-0001, INV-0002 | Sebagian besar usaha kecil |
| Tahun + penghitung | 2026-0001 | Memulai dari nol setiap tahun |
| Awalan per lini usaha | WEB-0001, CTK-0001 | Usaha dengan beberapa lini |
Jika ada kesalahan pada invoice yang sudah terkirim, jangan diubah atau dihapus. Terbitkan nota kredit untuk membatalkannya, lalu kirim invoice baru.
Termin pembayaran yang membuat Anda dibayar
Tulis tanggal yang jelas, bukan hanya istilah: "Jatuh tempo: 15 November 2026" lebih jelas daripada "Net 30".
- Saat diterima: untuk nominal kecil dan pelanggan baru.
- 14 atau 30 hari: tempo yang paling umum antarbisnis.
- DP + pelunasan: minta uang muka 30% sampai 50% untuk proyek besar, lalu tampilkan sisa tagihan di invoice akhir.
Jika Anda sudah menerima DP, isi kolom "Jumlah dibayar" agar invoice menampilkan sisa tagihan dengan jelas.
PPN dan diskon
Tampilkan setiap tarif pajak secara terpisah. Terapkan diskon sebelum pajak kecuali aturan setempat menentukan lain, dan beri label yang jelas, misalnya "Diskon (10%)". Jika harga Anda sudah termasuk PPN, seperti umum di toko ritel, sebutkan hal itu dan tampilkan PPN yang termasuk di dalam total.
Kesalahan yang membuat pembayaran tertunda
- Data pelanggan tidak lengkap atau salah, sehingga bagian keuangan mereka tidak bisa menyetujui invoice.
- Deskripsi tidak jelas seperti "Jasa". Tuliskan pekerjaan yang dilakukan dan periodenya.
- Tidak ada tanggal jatuh tempo, atau tidak terlihat jelas.
- Rekening bank tidak dicantumkan, atau hanya berupa gambar yang tidak bisa disalin.
- Mengirim file yang bisa diedit, bukan PDF. Selalu kirim PDF dan simpan salinannya.
Buat invoice Anda dalam beberapa menit
Tagih klien atas barang atau jasa, lengkap dengan pajak, diskon, dan jatuh tempo.
Simpan data usaha Anda sekali sebagai data bawaan; berikutnya hanya pelanggan dan barang yang berubah. Jika pekerjaan dimulai dari penawaran harga, ubah menjadi invoice dengan satu klik, lalu setelah dibayar ubah invoice menjadi kuitansi.