Как выставить счёт на оплату: реквизиты и пример
Пошаговое руководство: что указать в счёте на оплату, как нумеровать счета, сроки оплаты, НДС и частые ошибки. А также чем счёт отличается от счёта-фактуры и акта.
Счёт на оплату (инвойс) просит клиента оплатить товары или услуги. Понятный счёт оплачивают быстрее, он упрощает учёт и помогает при спорах. В статье разберём, из чего состоит счёт и какие ошибки чаще всего задерживают оплату.
Счёт, счёт-фактура и акт: в чём разница
В российской практике это три разных документа:
| Документ | Для чего нужен |
|---|---|
| Счёт на оплату | Просьба оплатить; строгой формы нет, это не первичный документ |
| Счёт-фактура | Налоговый документ плательщика НДС, нужен покупателю для вычета |
| Акт, накладная или УПД | Первичные документы, подтверждающие оказание услуги или передачу товара |
Генератор на этом сайте помогает с первым: счетом на оплату, а также инвойсами для иностранных клиентов. Счета-фактуры и УПД оформляйте по установленным формам или через ЭДО и уточняйте детали у бухгалтера.
Что указать в счёте
- Название документа и номер, уникальный в сквозной нумерации.
- Дату и, если даёте отсрочку, срок оплаты.
- Реквизиты продавца: наименование, ИНН и КПП, адрес, банковские реквизиты (банк, БИК, расчётный и корреспондентский счёт).
- Реквизиты покупателя: наименование, ИНН, адрес.
- Позиции: наименование товара или услуги, количество, единица, цена и сумма.
- Итог, НДС с указанием ставки или пометку «Без НДС» с основанием.
- Назначение платежа, например «Оплата по счёту № 15 от 17.10.2026».
Как нумеровать счета
Используйте простую сквозную нумерацию и не повторяйте номера, даже у отменённых счетов.
| Формат | Пример | Кому подходит |
|---|---|---|
| Простой счётчик | 1, 2, 3 или СЧ-0001 | Большинству небольших компаний |
| Год и счётчик | 2026-0001 | Тем, кто начинает нумерацию заново каждый год |
| Префикс направления | WEB-0001, PRINT-0001 | Если направлений несколько |
Если в уже отправленном инвойсе обнаружилась ошибка, не правьте и не удаляйте его: оформите кредит-ноту или новый документ по правилам вашего учёта.
Сроки оплаты, которые работают
Пишите конкретную дату, а не только формулировку: «Оплатить до 15 ноября 2026 г.» понятнее, чем «в течение 30 дней».
- По получении: для небольших сумм и новых клиентов.
- 5, 10 или 30 дней: обычные сроки между компаниями.
- Предоплата и остаток: на крупных проектах просите от 30 до 50 % заранее и показывайте остаток в итоговом счёте.
Если получили аванс, внесите его в поле «Оплачено», и счёт покажет сумму к оплате.
НДС и скидки
Указывайте каждую ставку НДС отдельно. Если цены включают налог, это обычная практика в розничной торговле, напишите «в т. ч. НДС» и покажите сумму налога. Скидку обычно применяют до расчёта налога и подписывают, например «Скидка (10 %)».
Ошибки, из-за которых задерживают оплату
- Неполные или неверные реквизиты покупателя: бухгалтерия не может провести платёж.
- Размытое наименование вроде «Услуги». Укажите, что сделано и за какой период.
- Нет срока оплаты или его трудно найти.
- Банковские реквизиты отсутствуют или вставлены картинкой, которую нельзя скопировать.
- Вместо PDF отправлен редактируемый файл. Отправляйте PDF и храните копию.
Выставите счёт за несколько минут
Выставьте клиенту счёт за товары или услуги с налогами, скидками и сроком оплаты.
Сохраните реквизиты компании один раз, и дальше будут меняться только клиент и позиции. Если работа началась с коммерческого предложения, превратите его в счёт одним кликом, а после оплаты счёт можно превратить в квитанцию.