Como fazer uma fatura: o que incluir, com exemplo
Guia passo a passo para fazer uma fatura profissional: dados obrigatórios, numeração, condições de pagamento, impostos e erros comuns.
A fatura é o documento que pede ao cliente o pagamento de produtos ou serviços já entregues. Uma fatura clara é paga mais rápido, mantém suas contas em ordem e protege você se houver alguma divergência. Este guia percorre cada parte da fatura e os erros que mais atrasam o pagamento.
O que uma fatura deve conter
As regras mudam de país para país, mas quase toda fatura tem os mesmos dados básicos:
- A palavra «Fatura» no topo, para não ser confundida com um orçamento ou recibo.
- Um número único, em sequência contínua.
- A data de emissão e, se você dá prazo, a data de vencimento.
- Seus dados: nome ou razão social, endereço, contato e documento fiscal (CNPJ, CPF, NIF).
- Os dados do cliente, com o documento fiscal quando for empresa.
- Uma linha por produto ou serviço com descrição clara, quantidade, preço unitário e total.
- Subtotal, impostos e total.
- Forma de pagamento: banco, agência e conta, chave Pix ou IBAN, e prazo.
Como numerar suas faturas
Use uma sequência simples e contínua e nunca reutilize um número, mesmo que cancele a fatura. Formatos comuns:
| Formato | Exemplo | Indicado para |
|---|---|---|
| Contador simples | FAT-0001, FAT-0002 | A maioria dos pequenos negócios |
| Ano + contador | 2026-0001 | Recomeçar a contagem a cada ano |
| Prefixo por atividade | WEB-0001, GRAF-0001 | Várias linhas de negócio |
Se encontrar um erro numa fatura já enviada, não edite nem apague. Emita uma nota de crédito que a cancele e envie uma nova fatura.
Condições de pagamento que ajudam a receber
Escreva uma data, e não só uma expressão: «Vencimento: 15 de novembro de 2026» é mais claro que «30 dias».
- À vista: para valores pequenos e clientes novos.
- 15 ou 30 dias: os prazos mais comuns entre empresas.
- Entrada + saldo: peça de 30% a 50% adiantado em projetos grandes e mostre o saldo restante na fatura final.
Se recebeu uma entrada, registre-a em «Valor pago» para a fatura mostrar com clareza o saldo devedor.
Impostos e descontos
Mostre cada alíquota separadamente. Se alguns itens têm alíquotas diferentes ou são isentos, o imposto deve ser separado por alíquota. Aplique os descontos antes do imposto, salvo regra local diferente, e identifique-os, por exemplo «Desconto (10%)».
Se seus preços já incluem impostos, como é comum no varejo, diga isso na fatura e mostre o imposto incluído no total.
Erros que atrasam o pagamento
- Dados do cliente incompletos ou errados, e o financeiro dele não consegue aprovar a fatura.
- Descrições vagas como «Serviços». Diga o que foi feito e em que período.
- Falta de data de vencimento, ou data pouco visível.
- Dados bancários ausentes ou numa imagem que não dá para copiar.
- Enviar um arquivo editável em vez de PDF. Envie sempre PDF e guarde uma cópia.
Faça sua fatura em poucos minutos
Cobre um cliente por produtos ou serviços, com impostos, descontos e vencimento.
Salve seus dados uma vez como padrão: da próxima vez, só mudam o cliente e os itens. Se o trabalho começou com um orçamento, converta-o em fatura com um clique e, depois do pagamento, transforme a fatura em recibo.