Declaratieformulier maken

Wat is een Declaratieformulier?

Met een declaratieformulier (onkostennota) vraagt een werknemer kosten terug die hij zelf voor het werk heeft betaald, zoals reiskosten, lunches of materiaal. Elke regel heeft een datum, omschrijving, categorie en bedrag; een ontvangen voorschot gaat van het totaal af.

Met dit gratis declaratieformulier zet u zakelijke kosten op datum en categorie, voegt u foto's van bonnetjes toe, trekt u een voorschot af en downloadt u de declaratie als pdf, klaar voor goedkeuring en terugbetaling.

Wat zet u op een declaratieformulier?

• Werknemer en bedrijf. Wie heeft betaald en wie terugbetaalt, met de afdeling of het project als uw bedrijf daarom vraagt.
• Periode. De eerste en laatste datum van de kosten op het formulier.
• Eén regel per uitgave. Datum, omschrijving, categorie (reiskosten, overnachting, lunch) en bedrag, passend bij elk bonnetje.
• Ontvangen voorschot. Een voorschot gaat ervan af, zodat precies het te vergoeden bedrag overblijft.
• Handtekeningen. De werknemer tekent en een leidinggevende keurt goed vóór betaling.

Zo vult u een declaratieformulier in

1. Vul bij "Uw bedrijf" uw bedrijfsnaam, adres en logo in. Sla ze op als standaard, dan staan ze er de volgende keer al.
2. Voeg de gegevens van de andere partij, het documentnummer en de datums toe. Nummers lopen automatisch door.
3. Zet de regels erin. Aantallen, prijzen, btw en totalen worden in het voorbeeld meteen bijgewerkt.
4. Kies een sjabloon, een kleur en de taal van het document en klik op "Pdf downloaden" of "Afdrukken".

Veelgemaakte fouten bij declaraties

• Ontbrekende bonnetjes: de meeste bedrijven vergoeden niets zonder bewijs. Voeg foto's van de bonnetjes toe.
• Vage omschrijvingen zoals "lunch": vermeld met wie en waarom.
• Het voorschot vergeten, waardoor hetzelfde geld twee keer wordt betaald.

Een leeg exemplaar nodig om met de hand in te vullen? Declaratieformulier voorbeeld (PDF)