Peppol verplicht in België sinds 2026: wat moet u doen?
Wat is Peppol, voor wie is e-facturatie in België verplicht, wat geldt voor kleine ondernemingen en hoe begint u? Met tabel, vier stappen en een gratis Peppol check.
Redactie MakePaperwork·Bijgewerkt op ·3 min. lezen
Inhoud
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan elkaar elektronisch versturen, als gestructureerde e-factuur. Een pdf per e-mail is voor die facturen niet meer geldig. In de praktijk loopt bijna alles via het Peppol-netwerk. Hieronder leest u wat Peppol is, voor wie het geldt en hoe u eenvoudig begint.
Wat is Peppol?
Peppol is een Europees netwerk waarmee boekhoud- en facturatieprogramma's facturen rechtstreeks naar elkaar sturen, als gestructureerd XML-bestand in het formaat Peppol BIS Billing 3.0. U kunt het vergelijken met e-mail: elk bedrijf krijgt een adres, het Peppol-ID, en uw programma bezorgt de factuur via een zogenaamd Access Point. De ontvanger kan de factuur zonder overtypen in zijn boekhouding inlezen.
In België is het Peppol-ID meestal 0208 gevolgd door het ondernemingsnummer zonder punten, bijvoorbeeld 0208:0123456789. Met onze Peppol check ziet u in een paar seconden of een klant op Peppol staat.
Voor wie is e-facturatie verplicht?
| Situatie | E-factuur versturen | E-factuur kunnen ontvangen |
|---|---|---|
| Belgische btw-plichtige aan Belgische btw-plichtige | Ja | Ja |
| Kleine onderneming met vrijstellingsregeling | Ja | Ja |
| Onderneming die alleen aan particulieren verkoopt | Nee | Ja, als ze facturen van Belgische bedrijven krijgt |
| Alleen vrijgestelde activiteiten (artikel 44) | Nee | In principe nee |
| Factuur aan een particulier (B2C) | Nee, pdf of papier mag | Nee |
| Factuur aan een buitenlandse klant | Niet verplicht | Niet verplicht |
Ook ondernemingen onder de forfaitaire regeling moeten e-facturen kunnen ontvangen; zij zijn voorlopig vrijgesteld van het versturen. Twijfelt u over uw situatie, kijk dan op efactuur.belgium.be of vraag het uw boekhouder.
Wat als u het niet doet?
De algemene tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij. Wie nog pdf-facturen stuurt aan Belgische btw-plichtige klanten, riskeert administratieve boetes die oplopen bij herhaling. Daarnaast is een pdf voor de klant geen geldige factuur meer, waardoor hij de btw mogelijk niet kan aftrekken. Veel klanten weigeren pdf-facturen daarom gewoon.
Zo begint u in vier stappen
- Kies een programma dat op Peppol is aangesloten. De meeste boekhoud- en facturatieprogramma's doen dat al, soms ook in een gratis basisversie. De FOD Financiën publiceert een lijst van programma's.
- Activeer uw Peppol-adres. Uw programma registreert uw ondernemingsnummer op het netwerk. Daarna kunt u ook e-facturen ontvangen.
- Controleer het resultaat. Zoek uw eigen ondernemingsnummer op met de Peppol check.
- Vraag de Peppol-ID's van uw klanten, of zoek ze zelf op voordat u de eerste e-factuur verstuurt.
Hoe de registratie precies werkt, hoe u overstapt en wat gratis is, leest u in Peppol registratie: zo registreert u uw onderneming.
Wanneer is een pdf nog prima?
Voor facturen aan particulieren, aan buitenlandse klanten en voor alles wat geen factuur is: offertes, proformafacturen, kwitanties, pakbonnen en werkbonnen. Daarvoor kunt u gewoon onze gratis generators gebruiken. Met een gestructureerde mededeling op de factuur worden betalingen automatisch aan de juiste factuur gekoppeld.
En in Nederland?
In Nederland is e-facturatie tussen bedrijven nog niet verplicht. Facturen aan de rijksoverheid moeten wel al elektronisch, meestal via Peppol. Europese plannen (ViDA) maken e-facturatie voor grensoverschrijdende handel tussen bedrijven vanaf 2030 verplicht; een Nederlandse verplichting voor binnenlandse facturen is nog niet ingevoerd.
Wat komt er nog?
België werkt aan e-rapportering vanaf 2028: dan worden factuurgegevens ook elektronisch aan de fiscus gemeld. De regels daarvoor liggen nog niet definitief vast.
Factuur maken voor particulieren of buitenlandse klanten
Factureer goederen of diensten, met btw, korting en een vervaldatum.
Factureert u aan Belgische bedrijven, gebruik dan een programma dat op Peppol is aangesloten. Voor al het andere maakt u hier gratis een nette pdf.