Peppol registratie: zo registreert u uw onderneming (en is het gratis?)

Om e-facturen via Peppol te versturen en te ontvangen, moet uw onderneming op het Peppol-netwerk geregistreerd zijn. Dat klinkt technisch, maar u doet het niet zelf bij een overheidsloket: uw facturatie- of boekhoudprogramma regelt het voor u. Hieronder leest u hoe de registratie werkt, hoe u controleert of ze gelukt is en wat Peppol kost.

Wat betekent geregistreerd zijn op Peppol?

Geregistreerd zijn betekent dat uw Peppol-ID in het netwerk staat en gekoppeld is aan een Access Point, de dienst die e-facturen voor u verstuurt en ontvangt. Voor een Belgische onderneming is het Peppol-ID meestal 0208 gevolgd door het ondernemingsnummer zonder punten, bijvoorbeeld 0208:0123456789. Soms gebruikt een programma het btw-nummer met schema 9925, bijvoorbeeld 9925:BE0123456789. Voor Nederlandse ondernemingen is dat vaak 0106 met het KvK-nummer, of 9944 met het btw-id.

Andere bedrijven sturen hun e-facturen naar dat adres. Bent u niet geregistreerd, dan kunnen leveranciers u geen e-factuur sturen, en vindt een klant u niet in de Peppol-directory.

Zo registreert u uw onderneming in vier stappen

• Kies een programma met Peppol. Bijna alle facturatie- en boekhoudprogramma's in België zijn aangesloten, rechtstreeks of via een partner-Access Point. De FOD Financiën houdt op efactuur.belgium.be een lijst bij.
• Activeer Peppol in dat programma. Meestal vult u uw ondernemingsnummer in en bevestigt u dat u Peppol wilt gebruiken. Het programma meldt uw onderneming dan aan op het netwerk.
• Wacht op de bevestiging. De registratie is meestal binnen enkele minuten tot een dag actief.
• Controleer het resultaat met onze Peppol check: zoek uw eigen ondernemingsnummer op en kijk of uw onderneming verschijnt, met de documenttypes Invoice en CreditNote.

Gebruikt u meerdere programma's, registreer dan maar één keer voor het ontvangen van facturen. Een Peppol-ID kan voor een documenttype maar bij één Access Point tegelijk geregistreerd zijn, anders weet het netwerk niet waar een factuur naartoe moet.

Overstappen naar een ander programma

Wilt u van programma wisselen, vraag dan eerst aan uw huidige aanbieder om uw Peppol-registratie te beëindigen of over te dragen. Pas daarna kan het nieuwe programma u registreren. Zoek na de overstap opnieuw uw ondernemingsnummer op met de Peppol check om zeker te zijn dat facturen op de juiste plek binnenkomen.

Is Peppol gratis?

Het netwerk zelf en uw Peppol-ID zijn gratis. Wat geld kan kosten, is het programma dat de e-facturen voor u verstuurt en ontvangt.

Verschillende aanbieders hebben een gratis basisversie, vaak met een limiet op het aantal facturen of alleen voor ontvangen. Het aanbod verandert snel: vergelijk daarom zelf wat inbegrepen is, of er een limiet is en wat het kost als u die limiet overschrijdt.

Zelfstandigen en kleine vennootschappen mogen de abonnementskosten van een e-facturatiepakket tijdelijk voor 120% aftrekken, voor kosten gemaakt tot en met 31 december 2027. Vraag uw boekhouder of dat voor u geldt.

Waar past MakePaperwork?

MakePaperwork verstuurt geen facturen via Peppol en is geen Access Point. U kunt hier wel gratis een factuur of creditnota maken en die met de knop UBL downloaden als e-factuur in het formaat Peppol BIS Billing 3.0. Dat bestand kunt u opladen in een programma of portaal dat Peppol-facturen verstuurt. Voor particulieren en buitenlandse klanten volstaat de pdf, die u met de factuurgenerator in een minuut maakt.

Veelgestelde vragen

Moet ik me ook registreren als ik alleen aan particulieren verkoop? Ja, als u facturen ontvangt van Belgische ondernemingen: u moet e-facturen kunnen ontvangen. Versturen via Peppol hoeft dan niet.

Hoe weet ik of een klant geregistreerd is? Zoek zijn ondernemingsnummer, btw-nummer of naam op met de Peppol check. U ziet zijn Peppol-ID en welke documenten hij kan ontvangen.

Wat als mijn klant niet op Peppol staat? Vraag hem welk programma hij gebruikt en of hij Peppol al heeft geactiveerd. Niet elke geregistreerde onderneming staat zichtbaar in de directory, dus de bevestiging van de klant zelf blijft de zekerste weg.