Qué es un albarán: para qué sirve, tipos y diferencia con la factura
Qué es un albarán, qué datos lleva, tipos (valorado, sin valorar, de devolución), en qué se diferencia de la factura y cuánto tiempo guardarlo. Con ejemplo.
Equipo de MakePaperwork·Actualizado ·3 min de lectura
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El albarán es el documento que acompaña a la mercancía y acredita que se ha entregado. Lo emite el proveedor, viaja con el pedido y el cliente lo firma al recibirlo. Con esa firma, el proveedor tiene la prueba de que entregó lo que dice, y el cliente puede comprobar que lo recibido coincide con lo que pidió.
La palabra viene del árabe andalusí, y el diccionario de la RAE define el albarán como la relación de las mercancías que se entregan a un cliente y que sirve de justificante de la entrega. En inglés se llama «delivery note», y en Latinoamérica es más habitual decir nota de entrega, remisión o guía de remisión.
Para qué sirve un albarán
- Probar la entrega: el albarán firmado demuestra qué se entregó, cuándo y a quién.
- Revisar el pedido: el cliente compara el albarán con su hoja de pedido antes de firmar y anota cualquier falta o daño.
- Preparar la factura: el proveedor factura lo que consta en los albaranes firmados, no lo que se pidió.
- Controlar el almacén: cada albarán registra una salida de mercancía para el proveedor y una entrada para el cliente.
Qué datos lleva un albarán
No hay un modelo obligatorio, pero un albarán completo incluye:
- Número y fecha del albarán, y el número de pedido del cliente si lo hay.
- Proveedor y cliente: nombre o razón social, NIF y dirección.
- Dirección de entrega, si no es la del cliente (una obra, otra tienda).
- Artículos: referencia, descripción y cantidad entregada. Si la entrega es parcial, cantidad pedida y cantidad entregada.
- Firma y fecha de recepción, con el nombre y el DNI de quien recibe, y observaciones como «falta una caja» o «embalaje dañado».
Tipos de albarán
| Tipo | Qué muestra | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Albarán sin valorar | Artículos y cantidades, sin precios | Lo más habitual; quien recibe no necesita ver los precios |
| Albarán valorado | Artículos, cantidades y precios | Cuando el cliente quiere controlar el importe antes de la factura |
| Albarán de devolución | La mercancía que vuelve al proveedor | Devoluciones y cambios; después suele emitirse una factura rectificativa |
Albarán y factura: diferencias
| Albarán | Factura | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Acredita la entrega | Documenta la venta y pide el pago |
| ¿Es obligatorio? | No, aunque es muy recomendable | Sí, para empresas y autónomos |
| Impuestos | No lleva IVA desglosado | Base imponible, tipo y cuota de IVA |
| Validez fiscal | No sirve para deducir el IVA | Permite al cliente deducir el IVA |
El albarán nunca sustituye a la factura. Si entregas varias veces al mismo cliente en un mes, puedes agrupar todos los albaranes en una sola factura recapitulativa. Si el cliente es empresario o profesional, esa factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente.
Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes
El Código de Comercio obliga a conservar la documentación de la empresa durante seis años. Guarda los albaranes firmados al menos ese tiempo: son la prueba en caso de reclamación o de inspección.
Haz tu albarán en un minuto
Obtén una firma que confirme la entrega de la mercancía.
Añade los artículos con su referencia, indica la cantidad pedida y la entregada, imprímelo y pide la firma al entregar. Si ya hiciste la factura, puedes convertirla en albarán con un clic desde el generador de facturas.